Donner de mauvaises nouvelles n’est pas facile, surtout si vous détestez les personnes décevantes. Toutefois, à un moment de votre carrière, vous devrez peut-être écrire une lettre de refus pour informer le candidat que son ouverture de poste a été infructueuse. Avec la bonne approche, vous pouvez écrire une lettre qui annonce les mauvaises nouvelles tout en restant poli.
Commencez la lettre en remerciant le demandeur pour son temps. La lettre devrait commencer par «Cher Monsieur ou Madame…» et ensuite adresser ses remerciements au nom de l'organisation.
Énoncez clairement le refus de manière à éviter toute confusion pour le destinataire. N'utilisez pas de mots positifs pour commencer une phrase négative. Par exemple, "Nous avons été très impressionnés par votre CV, mais avons le regret de vous informer que vous n'êtes pas qualifié pour le poste." Soyez clair et concis pour que le destinataire sache exactement ce que vous voulez dire. Ne faites pas la lettre plus longue que nécessaire. annulez les mauvaises nouvelles dès que possible, tout en restant poli.
Expliquez les raisons de la décision. Le travail était peut-être déjà pourvu ou il y avait une erreur dans les documents de candidature. Fournir une raison pour le refus est important si vous souhaitez aider le demandeur à améliorer ses chances de succès dans le futur ou si vous souhaitez signaler une erreur facilement corrigée. Cependant, certaines entreprises ou particuliers offrent une raison rhétorique; c'est une option pour éviter de dire la vérité. Par exemple, si la personne était en retard pour l'entretien ou si elle semblait avoir une mauvaise hygiène, vous devriez utiliser la rhétorique au lieu d'expliquer la vraie raison.
Fermez la lettre avec une phrase courtoise et une note de bonne volonté. Par exemple, "Nous apprécions votre temps et vos efforts tout au long du processus d’entrevue." Souhaite au candidat le meilleur dans le futur et encourage un autre essai. Ne faites pas la fin longue et tirée au risque de paraître sincère.
Conseils
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Assurez-vous d'envoyer la lettre de refus dans les meilleurs délais. Ne laissez pas la personne en suspens pour une décision finale.
