Tout projet ou organisation utilisant des ressources financières ou autres pour fonctionner utilise une évaluation des coûts. En termes généraux, l'évaluation des coûts est le processus permettant de déterminer l'utilisation des ressources. Cela peut être à n'importe quelle échelle, allant d'un projet ou d'une unité d'une organisation à de vastes études comparatives sur l'affectation des ressources dans tout un réseau d'organisations. En règle générale, une évaluation des coûts ne représente qu'une partie d'une analyse coûts-avantages plus large, dans le but de déterminer si les ressources sont utilisées efficacement.
Identification des coûts
L'une des étapes du suivi de l'utilisation des ressources dans un projet ou une organisation consiste à identifier les coûts associés à l'activité évaluée. Par exemple, l'évaluation des coûts d'un propriétaire de magasin inclurait des dépenses telles que les salaires des employés, la maintenance et la sécurité des bâtiments, l'achat de produits, etc. Cette partie d'une évaluation de coût devrait également prendre en compte le type de coût. Un exemple de coût fixe, qui ne change pas avec le niveau d'activité, serait la location et le chauffage du magasin. Un coût variable, par contre, pourrait être le coût des produits proposés à différentes périodes de l’année.
Utilisation des ressources par unité
Un autre aspect de l’évaluation des coûts consiste à déterminer la répartition des ressources entre les différentes unités. Aux fins d'évaluation, une «unité» est une mesure arbitraire d'activité dans un projet ou une organisation. Dans les soins de santé, par exemple, une unité peut être une visite de conseil. Dans le projet de numérisation de la Biblioteca Nacional d’Espagne, les unités possibles pourraient être la production de CD individuels ou d’autres copies numériques.
Valeur des unités
Calculer le coût des unités dans une analyse budgétaire signifie attribuer une valeur numérique aux différents aspects d'un projet ou de la division d'une organisation. Si un propriétaire de magasin vend du café et qu’il faut 1 000 dollars par jour pour payer la mouture, le sucre, la crème, les tasses, l’entretien des machines à espresso, les salaires des employés et toutes les autres dépenses nécessaires pour fournir du café aux clients, la valeur d’une Une seule unité (c’est-à-dire le temps et l’argent nécessaires pour préparer une tasse de café) correspond aux 1 000 dollars dépensés par jour pour fournir du café, divisés par le nombre total de tasses vendues dans une journée.
Types d'analyse
Les évaluations de coûts peuvent concerner des projets uniques ou des divisions d'une organisation, une analyse des coûts à l'échelle de l'entreprise ou des études comparatives de plusieurs organisations. Ce dernier type d'analyse peut être utile pour les ministères ou les projets financés par l'argent des contribuables, afin de montrer l'impact de ces coûts sur la société. Déterminer les valeurs unitaires est important car il peut être comparé aux revenus des unités individuelles pour voir si un projet ou une division de l'entreprise est rentable ou efficace. C'est ce qu'on appelle une analyse coûts-avantages.
