Quickbooks est un logiciel de comptabilité utilisé pour organiser et calculer des chiffres financiers et autres informations relatives. Cela vous donne l’avantage de créer un travail financier de qualité avec l’avantage utile de la technologie actuelle. Bien que Quickbooks exige une certaine expérience informatique avec les feuilles de calcul et la comptabilité, cela ne signifie pas qu'il est difficile à maîtriser. Avec des instructions et des conseils appropriés, tout le monde peut apprendre cette procédure. Cet article vous expliquera comment utiliser le logiciel Quickbooks pour créer des feuilles de calcul et des bases de données professionnelles.
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Logiciel Quickbooks
Comment utiliser Quickbooks for Payroll
Cliquez sur l'icône "Quickbooks" sur l'écran du bureau de votre ordinateur pour ouvrir le programme. Lorsque le programme se charge, il apparaîtra avec le module de plate-forme par défaut. Vous devrez créer la configuration de la paie. Vous pouvez le faire en cliquant sur le lien "Employés" situé en haut de la barre de menus du programme. Cliquez sur "Configurer la paie" qui sera répertorié en tant que sous-catégorie dans la liste déroulante "Employés". L'assistant de configuration apparaît et vous permet de configurer vos paramètres par défaut pour les déductions fiscales, les paiements et les calculs horaires, et les calculs de salaire annuel.
Cliquez sur "Choisir une option de paie" lorsque le premier écran de l'assistant d'installation apparaît. Vous aurez le choix entre trois sous-options. Choisissez "Complete Payroll" pour générer automatiquement les calculs et les retenues d'impôt lorsque les heures et les autres heures sont entrées dans le système. Cela peut constituer un temps précieux, car cela permet de gagner du temps et de réduire le nombre d'erreurs possibles.
Configurez la base de données des employés. L'écran affiche les formulaires de données d'informations sur les employés qui devront être complétés. Chaque sujet sera séparé par des onglets en fonction de son importance et de son sujet. Vous devrez saisir manuellement les informations de chaque employé. Cette information comprendra les informations personnelles de l'employé. Des éléments tels que la date de naissance, le numéro d'identification sociale ou d'identification fiscale, le service militaire, les informations sur le handicap, l'orthographe officielle du nom et de l'adresse de l'employé. Lorsque vous avez terminé un onglet, cliquez sur "Modifier l'onglet" pour saisir l'ensemble des informations. L'onglet suivant affichera le "Module de paie et de rémunération".
Cliquez dans la case "Gains" située dans le tableau des rémunérations du module. Cette information est extrêmement importante et doit être entrée avec précision. Dans cet onglet particulier, vous devrez entrer des informations individuelles pour chaque employé, car ces informations varient considérablement selon les employés. Saisissez le taux de rémunération, la rémunération, les jours de maladie, les jours de vacances, les dates des périodes de paie et toute autre information utilisée par votre société pour les calculs de paiement et la comptabilité. Le dépôt direct est également un aspect important de la précision. Les numéros d'acheminement et les numéros de compte doivent être entrés correctement pour garantir que les fonds sont envoyés aux emplacements appropriés.
Modifiez l'onglet pour continuer. Le prochain onglet sera "Info emploi". Cette partie contient toutes les informations sur le statut d'emploi, telles que le fait que l'employé soit à temps plein ou à temps partiel, les dates d'embauche et de cessation d'emploi. Les détails du poste et de la description de poste de l'employé peuvent également être inclus dans cette section, à votre discrétion. Cliquez sur "OK" pour fermer et enregistrer le processus de saisie. Votre logiciel Quickbooks générera automatiquement vos chèques de paie à des fins visuelles. Il affichera un visuel du mode de capture du contrôle pour s’assurer qu’il est effectué correctement. Vous aurez la possibilité d'imprimer un formulaire authentique du chèque pour plus tard ou d'enregistrer son contenu et sa base de données pour plus tard. Choisissez votre action pour le produit fini selon votre propre discrétion.
Conseils
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Vérifiez tout votre travail avant d'exporter vos chiffres et autres informations. Le service de paie Intuit dans vos options de paie est vivement recommandé pour éviter les saisies manuelles. Assurez-vous que l'orthographe du nom de chaque employé est correcte. Cela peut causer des problèmes à l'employé lorsqu'il reçoit des paiements compensatoires. Pensez à utiliser le bloc-notes Quickbooks qui a été implémenté dans la section "Employés". Cela peut être utilisé comme moyen d’enregistrement des interactions et des observations de l’employeur et des employés. Implémentez votre minuterie Quickbooks. Cet outil est un formidable atout de rappel pour repérer les dates d'échéance des factures et l'exportation de la paie des employés. Imprimez toujours des copies physiques de votre travail à des fins de prudence. Si vous prévoyez de laisser les informations sur votre ordinateur ou sur la base de données du programme uniquement, sauvegardez le programme et les fichiers par mesure de sécurité. Vous ne devriez jamais avoir un seul exemplaire de votre travail, surtout pas sur un ordinateur avec de tels fichiers de documentation.
Attention
Évitez de saisir tous les chiffres manuellement. Cela laisse place à de nombreuses erreurs minimes qui peuvent avoir une incidence à long terme sur l'exactitude de la comptabilité. Passez en revue toutes les informations de l'écran "Paycheck Review" avant de les imprimer pour vous assurer de leur exactitude. Examinez votre rapport de passif salarial avant et après l’impression des chèques pour vous assurer que la saisie des informations est correcte. Toujours conserver des dossiers fiscaux précis. Quel que soit le générateur de calcul Quickbooks, vous devez tout de même saisir les informations correctes pour recevoir des chiffres précis. Ne comptez pas uniquement sur votre ordinateur et sa calculatrice. Toujours critiquer votre propre travail.
