Les images comptent pour les entreprises de photographie. Il est donc important de présenter des factures faciles à lire et bien documentées. Ils renforcent votre professionnalisme et, lorsqu'ils sont organisés et précis, facilitent le processus d'approbation du client. Il n’existe pas de format officiel et vous pouvez adapter le vôtre à différents emplois. Cependant, les éléments clés appartiennent à chaque facture de photographie, quelle que soit sa mise en page. Leur inclusion vous protège, à vous et à vos clients, et rend votre comptabilité plus efficace.
Créer l'en-tête
L'un des mots les plus importants à facturer est «Facture», ce que Hallmark Institute of Photography recommande de placer en haut de la page afin d'éviter toute omission dans les autres courriers du client. Incluez votre logo pour la reconnaissance. Pour être payé, incluez le nom de votre entreprise, votre numéro d’identification d’employeur ou votre numéro EIN, ainsi que vos coordonnées telles que: adresse, numéros de téléphone, courriel et site Web.
Ajouter des identifiants de transaction
Votre facture doit indiquer le numéro de commande du client, son nom et sa date. Numérotez vos factures et un suivi plus facile et évitez la confusion. Votre système de numérotation peut attribuer un numéro séquentiel à un code client ou être basé sur une date. Un autre outil de suivi, le numéro de travail que vous avez attribué au projet, appartient à cette section. Notez la date d'échéance et votre politique de paiement, telles que "payable à la réception" ou "solde dû à la réception des images", ainsi que toute remise pour paiement anticipé.
Conditions de licence
Les photographes possèdent leurs images. Inclure une section qui stipule la les droits d'utilisation et la propriété de l'image que vous accordez au client car cela peut entraîner des frais de licence et de création. L'American Society of Media Photographers recommande l'utilisation de Picture Licensing Universal System - PLUS - ordre de langue et de catégorie pour un message passe-partout, ou déclaration, qui couvre les autorisations des supports, le verbiage de crédits photo requis et les droits achetés. Pour des tâches plus simples, utilisez une phrase telle que "Publicité, publicité et utilisation parallèle de 40 images à perpétuité".
Détail des dépenses
La viande de votre facture est la description détaillée du travail et vos charges. La description de la tâche, qui mène cette section, couvre des détails tels que l'emplacement de la prise de vue, les sujets photographiés, le nombre d'images et les exigences particulières remplies. Par exemple, la description d'une session de photographie de brochure d'entreprise peut se lire comme suit: "Tournage de trois jours d'installations et d'employés à Racine, dans le Wisconsin, complexe permettant de transmettre 40 portraits en format numérique. Communiqués, accessoires et maquillage / coiffage et un style de garde-robe."
L'ordre dans lequel vous indiquez les dépenses à rembourser doit correspondre à celui utilisé dans votre devis.. Les frais de déplacement, de fournitures, de location et toute personne embauchée pour assister au tournage sont inclus dans cette section, de même que les frais de préparation pour les fichiers numériques, les CD, les galeries Web ou les épreuves. Séparez les frais des dépenses et reconnaissez tous les paiements et crédits reçus à ce jour. WonderfulMachine suggère cette commande pour votre récapitulatif de facturation.
Honoraires:
- Les frais de licence, de création et de personnel sont indiqués séparément, avec tous les frais journaliers applicables.
- Preuves
- Images traitées pour la reproduction et frais par image Total des frais
Dépenses
- Personnel
- Équipement
- Billet d'avion
- Hébergement
- Restauration
- Location de voiture
- Repas et Divers Total des dépenses
Joindre des reçus
L'organisation de vos reçus par catégorie de dépenses réduit le temps nécessaire à un client pour approuver et payer votre facture. Conservez vos reçus originaux et fournissez des copies à l'appui de votre facture. Envisagez de numériser chaque groupe de reçus pour créer un document.pdf que vous pourrez ensuite éditer pour plus de clarté. Ajoutez un titre, mettez en surbrillance le total des dépenses de la catégorie et répétez le total de la page sous forme de note de bas de page dans le coin inférieur droit. Inscrivez les dépenses sans reçu, comme le kilométrage et les pourboires, dans un journal de petite caisse et numérisez-les. Votre client peut ensuite comparer le total des reçus de location d’équipement à cet élément de ligne de la facture.
