Les employeurs engagent des dépenses énormes liées au maintien de la main-d'œuvre. Les coûts pour les travailleurs employeurs comprennent bien plus que de simples salaires, rémunérations, incitations et primes. Calculer le fardeau de la main-d'œuvre signifie prendre en compte chaque dollar dépensé pour le compte de l'employé et de l'employeur. Alors que les spécialistes en rémunération des ressources humaines sont généralement responsables du calcul de la charge de travail, les dirigeants d'une organisation doivent également participer au processus. Les prévisions, les produits, les processus budgétaires et les objectifs de la société reposent sur des coûts de main-d'œuvre historiques, actuels et prévisionnels.
Assemblez toute la documentation relative au statut de l'employé. Demandez à votre personnel informatique de vous aider à compiler les données des employés, telles que les salaires, la rémunération, les augmentations basées sur les performances, les récompenses monétaires et autres paiements d’incitatifs financiers. Inclure les dépenses prévues et prévues qui affectent la main-d'œuvre. Les dépenses prévues comprennent les tendances en matière d’embauche fondées sur les marchés nouvellement ouverts ou sur les marchés mondiaux, ce qui entraînera une augmentation des dépenses de recrutement, d’embauche, de formation et de perfectionnement, ainsi que d’autres dépenses de main-d'œuvre.
Effectuez une recherche dans les registres de paie pour déterminer les montants versés pour les impôts fédéraux, étatiques et locaux en fonction de l'emploi. Si votre entreprise gère des travailleurs distants, revérifiez le montant des taxes locales et locales pour les employés en poste dans des lieux éloignés du site de votre siège. Examinez les règles et réglementations publiées par Internal Revenue Service à propos des mises à jour et des modifications de la législation fiscale en fonction de l'année fiscale et civile de votre société. Les employeurs qui externalisent des fonctions administratives de paie doivent contacter le fournisseur pour obtenir ces informations. Assurez-vous que les informations que vous obtenez d'un fournisseur externe sont exactes et à jour.
Examinez les coûts des avantages et les autres dépenses liées à l’assurance des employés. Les coûts d’assurance des employés comprennent les contributions de l’employeur aux régimes collectifs de soins de santé, les primes d’assurance des programmes d’indemnisation et de sécurité des travailleurs, ainsi que les assurances souscrites pour les dirigeants, telles que les polices responsabilité civile générale et erreurs et omissions. Les cabinets d'avocats, les prestataires de soins de santé et les autres prestataires de services professionnels devront également calculer les primes pour l'assurance contre la faute professionnelle, la responsabilité de l'employeur et les frais de gestion des risques. Les couvertures d’assurance, telles que l’invalidité à court et à long terme, sont des montants supplémentaires versés pour le compte de tous les employés.
Déterminez les montants que vous versez aux régimes de protection du revenu, aux options d'achat d'actions, aux programmes d'achat d'actions des employés et aux contributions de l'employeur aux régimes d'épargne-retraite 401 (k) ou 403 (b), qui constituent des éléments de la charge de travail totale. Les contributions de l'employeur sont, dans de nombreux cas, basées sur les contributions réelles et projetées des employés. Par conséquent, une sous-estimation de vos contributions pourrait donner lieu à des totaux inexacts. Il est plus prudent de supposer que tous les employés participeront à une forme d'épargne-retraite plutôt que de fonder vos calculs sur des hypothèses selon lesquelles seule une fraction de votre effectif planifie un revenu futur. Les employeurs qui offrent des retraites traditionnelles auront probablement une tâche plus facile de projection du fardeau de la main-d'œuvre. Les modifications de l'emploi dues au roulement, à la rétention et à l'attrition ont une incidence sur le montant des pensions garanties.
Servez-vous des informations que vous avez recueillies et de vos recherches concernant les augmentations anticipées et les hausses d’impôts pour préparer des feuilles de calcul et des formules faciles à réaligner à partir des rapports de recensement des employés. Les employeurs qui accordent une attention particulière aux détails sont capables de produire des chiffres précis sur lesquels les responsables financiers peuvent compter lors de la répartition du budget. Si votre travail comprend une présentation sur le fardeau de la main-d'œuvre devant un comité exécutif, incluez une explication de vos processus et une justification pour toute modification basée sur les tendances de l'emploi.
