Rendre compte d'une subvention que votre organisation a reçue est un aspect important de la relation entre l'institution qui subventionne et le bénéficiaire. Les rapports de subvention fournissent des informations sur les activités réalisées dans la proposition de subvention initiale, les nouveaux résultats, les pièges, les réussites et les résultats financiers. Être honnête, clair et ouvert dans un rapport de subvention aide l’institution octroyant des subventions à mesurer son impact et à tirer des enseignements de l’expérience de votre organisation. Il est important de faire rapport sur les produits et activités spécifiques proposés dans la proposition de subvention initiale. Les rapports de subvention comprennent généralement une lettre de motivation, une page de garde, une partie narrative et financière.
Recueillir des informations et déléguer des tâches
Lorsque vous commencez à rédiger un rapport de subvention, vous voulez être parfaitement clair sur les détails que vous avez proposés dans la proposition de subvention et connaître très bien le projet financé par cette subvention. Reportez-vous à la proposition de subvention et à la lettre d'attribution de subvention.
Bien avant la date limite du rapport, demandez l'aide des responsables des départements appropriés pour compléter la subvention. Par exemple, consulter finances et comptabilité pour les états financiers, personnel du programme pour les rapports de terrain, directeur exécutif pour la signature et communications pour les images.
Rassemblez les divers matériaux et conservez-les au bout de vos doigts lorsque vous les regroupez dans le rapport.
Écrire la page de couverture et la section narrative
La première section est la page de couverture et demande des informations de contact de base et des données permettant de lier votre rapport de subvention à votre proposition de subvention initiale. Cette section comprend le nom légal de votre organisation, la plage de dates du projet décrit dans la subvention, le nom du directeur exécutif ou du président de votre organisation, le nom de la personne de contact le plus familiarisée avec le projet financé et le rapport de subvention. Indiquez également votre adresse postale complète, vos numéros de téléphone et de fax, votre adresse électronique, le nom du projet, le montant de la subvention, le numéro d'identification de la subvention et le but de la subvention. Assurez-vous que toutes ces informations correspondent à celles qui figurent dans la demande de subvention et la lettre d'attribution originales. Dans le pied de page de votre rapport, indiquez votre numéro d’identification de subvention et le numéro de page du rapport.
Dans la section narrative, expliquez en quoi le financement du projet a eu un impact positif sur votre communauté ou sur la vie des personnes que vous avez aidées. Vous pouvez fournir des données quantitatives et des statistiques telles que les taux d'obtention de diplôme, les niveaux de revenu ou les notes. Vous pouvez également fournir des données qualitatives telles que des enquêtes, des interviews ou des récits d'individus ou de familles ayant bénéficié de vos services.
Si vous avez découvert quelque chose de nouveau à la suite de la subvention, informez-le. Expliquez en détail si quelque chose d'inattendu s'est produit, qu'il soit bon ou mauvais.
Si vous avez travaillé en collaboration avec d’autres organisations, indiquez-le au contributeur et son impact sur le projet. Ceci est important car les donateurs accordent de la valeur à la collaboration entre les organisations.
Partagez les leçons tirées du projet. Décrivez en détail les difficultés rencontrées au cours de votre projet et comment vous les avez surmontées. Si vous le faites bien, vous obtiendrez beaucoup de respect de la part du subventionnaire. Ils apprécient que les organisations à but non lucratif le disent comme si c'était opposé à la situation.
Dites au subventionnaire quels sont les projets futurs du projet. Indiquez les sources de financement si le projet va continuer. Expliquez comment vous pourriez modifier le projet compte tenu des nouvelles leçons apprises.
Merci au donateur pour sa générosité en investissant dans votre projet. Exprimez votre gratitude. Ajoutez tout commentaire pertinent supplémentaire.
Inclure les finances
Le subventionnaire peut demander des états financiers spécifiques tels que le revenu, les flux de trésorerie et un bilan. Soumettez les déclarations demandées pour l'année du projet. Expliquez tout changement extrême dans votre santé financière depuis le moment où vous avez reçu la subvention jusqu'au moment où vous signalez. Il vaut mieux que vous le signaliez et que vous ayez une bonne explication plutôt que de laisser le bailleur de fonds le découvrir par lui-même. Soyez franc.
Fournir un rapport détaillé sur les fonds de la subvention dépensés pour des projets spécifiques. Les détails que vous fournissez dans cette section doivent correspondre directement à votre budget dans la proposition de subvention.
Si vous avez eu des coûts imprévus, incluez-les dans le rapport et identifiez-les comme tels. Expliquez également ces coûts dans la section narrative du rapport de subvention.
Emballez le rapport
Incluez une courte lettre d'accompagnement détaillant le contenu du rapport, qui devrait inclure votre numéro d'identification. La lettre doit être adressée par le directeur exécutif ou le président de votre organisation à son équivalent dans l'institution subventionnaire. La lettre doit remercier le donateur pour la subvention, encore une fois. Vous ne pouvez jamais vraiment assez remercier.
Modifiez le récit de la subvention avec l'aide d'un autre collègue. Obtenez une approbation finale des finances sur les finances. Assurez-vous que la police et le ton du rapport sont cohérents tout au long de l'édition.
Joignez des enquêtes, des graphiques, des cartes, des statistiques ou des informations recueillies pour mesurer votre projet. Vous avez résumé les aspects les plus importants dans la section narrative, mais ceux-ci devraient être mis à votre disposition pour référence. Présentez toutes les données de manière aussi concise que possible.
Utilisez des pièces jointes promotionnelles avec parcimonie. Les donateurs sont très occupés et n'ont tout simplement pas le temps de parcourir chacun de vos dépliants, photos et communiqués de presse. Choisissez les deux ou trois meilleures images, un article de média publié ou diffusé, et peut-être un bulletin d'information de votre organisation. Si vous choisissez de joindre du matériel supplémentaire, assurez-vous que cela aide votre cause et qu'il est directement lié au projet.
Obtenez la signature d'un représentant autorisé de votre organisation - probablement la même personne que celle qui a signé la demande de subvention.
Soumettre à temps
Envoyez le rapport de subvention selon le support et le mode dictés dans la lettre d'attribution. L'institution subventionnaire peut demander un courrier électronique, créer un portail en ligne ou préférer trois copies envoyées par courrier USPS. Il est toujours plus prudent de vérifier.
Confirmer le reçu. Si vous ne recevez pas de confirmation automatique, vous pouvez contacter le membre du personnel approprié de l'institution subventionnaire pour confirmer la réception de votre rapport de subvention.
Enregistrez une copie pour vos dossiers. Juste au cas où quelque chose arrive avec la remise de votre rapport de subvention, vous devez être prêt à en fournir une autre copie au donneur de subvention.
