Les employés exonérés n’ont pas droit à la rémunération des heures supplémentaires, conformément à la Fair Labor Standards Act. Les employés non exemptés, quant à eux, ne sont pas exemptés de la réglementation en matière de rémunération des heures supplémentaires et doivent donc être rémunérés pour avoir travaillé plus de 40 heures par semaine de travail. Effectuer le changement de statut d'employé exempté à statut d'employé non exempté peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise. Parmi les conséquences figurent l'augmentation des coûts de main-d'œuvre pour les heures supplémentaires et la possibilité de nombreuses plaintes d'employés dont les tâches et les niveaux d'autorité sont considérablement affectés par le changement.
Lisez toutes les dispositions de la Fair Labor Standards Act concernant la classification des employés. Contactez le département américain du Travail pour obtenir des conseils sur la compréhension des réglementations peu claires ou des lois pour lesquelles vous avez besoin d’éclaircissements. Assurez-vous de bien comprendre le statut d'employé exempté par rapport au statut d'employé non exempté. Les termes peuvent être déroutants, et parfois les concepts relatifs aux employés salariés sont mal interprétés comme s’appliquant à tous les employés exemptés. Il est important que vous compreniez bien l’objet des exemptions de la LSF et des lois sur la rémunération des heures supplémentaires.
Discutez avec votre personnel des ressources humaines ou votre direction des raisons pour lesquelles vous souhaitez changer les employés exemptés en employés non exemptés. Explorez toutes les ramifications possibles que votre organisation rencontrera à la suite de ce type de changement pour ses employés. Idéalement, la discussion devrait inclure l'avocat de votre entreprise ou l'avocat de votre entreprise, ainsi qu'un examen complet de la Fair Labor Standards Act et des documents relatifs à la classification des employés, à la rémunération et à toute action préalable liée aux décisions d'emploi qui affectent l'effectif global ainsi que des employés individuels.
Générez un recensement des employés à l'aide des ressources de votre système d'information sur les ressources humaines. Triez les données en fonction de la classification des employés - employés non exemptés et employés exemptés. Extrayez les données relatives aux employés exemptés et effectuez un tri supplémentaire en fonction de leur position ou de leur catégorie, tels que les employés administratifs, les cadres, les professionnels, les créatifs et les professionnels. Assurez-vous que chaque catégorie d’employés couverte par l’exemption est réellement exonérée. Par exemple, les employés administratifs doivent gagner au moins 455 $ par semaine et effectuer des travaux non manuels qui nécessitent une attention particulière de la part de la direction de l'entreprise. En outre, les employés administratifs doivent régulièrement exercer un jugement indépendant dans l'exercice de leurs fonctions.
Composez des communications avec tout le personnel pour informer votre personnel des modifications apportées aux méthodes de classification. Effectuer ce type de changement est complexe; vous devez simplifier le message que vous transmettez aux employés pour éviter toute confusion. Développez une autre forme de communication avec les employés à examiner avec chaque employé. Vos employés exonérés auront désormais droit à une rémunération des heures supplémentaires, ce que certains employés peuvent considérer comme un avantage. D'autre part, reclasser les employés de manière à ce qu'ils soient exemptés signifie les décharger de leurs responsabilités en matière de prise de décision et d'exercice d'un jugement indépendant. Cela sera difficile pour certains employés, en particulier ceux qui occupent des postes de direction.
Calculez le nombre d'heures travaillées par les employés exemptés dans chaque poste ou classification, chaque semaine. Cela peut prendre un certain temps pour déterminer le nombre moyen d’heures travaillées car les employés exemptés ne sont généralement pas habitués à surveiller leurs heures travaillées. Utilisez l'observation et la saisie des employés pour déterminer le nombre d'heures travaillées par vos employés exemptés au cours d'une semaine donnée. Donnez à votre spécialiste de la rémunération et des avantages un aperçu du changement imminent. Les niveaux de rémunération changeront probablement et vous pouvez être redevable des arriérés de salaire si vous changez effectivement les employés exemptés en employés non exemptés.
Révisez les descriptions de travail pour chaque classification de travailleurs et chaque poste au sein de l'entreprise. Supprimez de leur travail toutes les responsabilités qui requièrent un jugement indépendant et une influence éventuelle sur la politique, les directives de la direction et les autres fonctions qu’ils occupaient auparavant en tant qu’employé exonéré. Documentez vos étapes dans ce processus pour vous assurer que vous avez examiné chaque rôle pour une classification appropriée. Réémettre de nouvelles descriptions de travail à tous les employés touchés par le changement; distribuer des descriptions de travail à tous les membres de l'équipe de direction restante.
