Pour organiser un dîner de collecte de fonds réussi, vous devez bien planifier votre activité et connaître votre base de donateurs et la communauté bénéficiant à la collecte de fonds. Faire un bon jeu de jambes à l'avance peut éviter des maux de tête à tout le monde. Que vous soyez coordinateur d'événement pour un organisme à but non lucratif ou bénévole enthousiaste, quelques mesures peuvent être prises pour vous aider à réaliser une entreprise rentable.
Établissez votre budget. Comprendre les fonds dont vous disposez déterminera le type de dîner-bénéfice que vous pourrez organiser. Une chose à laquelle réfléchir quand on prend en compte l'argent est de se demander si une levée de fonds sophistiquée haut de gamme (et très coûteuse) profitera finalement à l'organisation. Parfois, une affaire déchirante et populaire peut rapporter autant d’argent sans tous les coûts initiaux. La créativité est la clé.
Demander de l'aide. Ces événements, même s’ils paraissent modestes au départ, risquent de prendre une ampleur inimaginable. Essayez de ne pas trop en faire vous-même. demander des volontaires pour aider avec la liste des invités, le nettoyage, la conduite des équipements ou ce que vous avez. La participation d'autres personnes permet également aux personnes de contribuer à une cause en laquelle elles croient.
Identifiez le lieu le plus rapidement possible afin de le réserver. Où aura lieu ce dîner? Sera-ce une petite affaire qui peut avoir lieu dans la maison de quelqu'un ou cherchez-vous à créer un plus grand événement? Essayez de regarder les options les moins chères avant de louer une salle; vous avez peut-être un philanthrope dans votre communauté qui favorise votre cause et serait prêt à vous laisser utiliser sa maison comme moyen de donation. Demandez également aux centres communautaires, aux églises et aux écoles primaires dont les installations peuvent être disponibles pour un coût minime, voire nul.
Déterminez qui préparera le dîner et comment. Cet événement sera-t-il préparé de manière professionnelle ou le repas sera-t-il préparé par des membres de l'organisation? Par exemple, un dîner-bénéfice pourrait être préparé par des enfants des écoles primaires. Un groupe d'enfants peut souhaiter collecter des fonds pour une cause locale et peut aider à créer un repas simple qu'ils cuisinent et se servent.
Inviter les invités. Obtenez une liste complète des donateurs passés et actuels et distribuez des invitations. Si vous êtes bénévole et que vous n'avez pas immédiatement accès à cette base de données, appelez l'organisme de bienfaisance et demandez à parler à un directeur ou à un représentant des médias pour obtenir une liste à jour. De nombreuses organisations utilisent le courrier électronique et les sites de réseaux sociaux pour faire connaître leurs événements. Cela permet d’économiser des sommes considérables en papier et en frais d’expédition.
Désignez le divertissement. C'est une bonne idée d'avoir autre chose que le dîner pour divertir vos donateurs. S'il s'agit d'une collecte de fonds pour une école de musique ou de danse, un récital serait approprié. Une collecte de fonds destinée aux jeunes sportifs peut demander aux meneuses de claque locales de faire quelques routines, ou peut-être de demander aux enfants de préparer un sketch amusant sur la raison pour laquelle ils ont besoin d’argent pour continuer leurs activités. Montrer un court film sur votre cause peut également être un moyen puissant de montrer l’importance de la cause pour votre communauté.
Faites un suivi périodique avant l'événement. Vous planifiez peut-être cet événement dans six mois, c'est donc une bonne idée de vérifier de temps en temps pour vous assurer que les choses se déroulent comme prévu. Cela ne doit pas forcément être un appel téléphonique hebdomadaire au traiteur, mais vous devez au moins passer un appel quelques semaines avant de conclure tous les détails de dernière minute pouvant nécessiter un arrangement.
