Sans clients réguliers, les coûts d’acquisition de nouveaux acheteurs peuvent être trop élevés pour que la plupart des entreprises puissent garder leurs portes ouvertes. Disposer d’un système permettant de savoir qui achète auprès de vous, les habitudes de dépense des clients et la manière de contacter vos clients peut être l’un de vos outils marketing les plus précieux. Quel que soit le nombre de clients que vous avez, vous pouvez créer des bases de données utiles en incluant divers champs pouvant être triés pour différents ensembles de données.
Options logicielles
Garder la trace des clients via des fiches ou d’autres supports papier est une méthode inefficace; il ralentit les renvois croisés et ne vous permet pas d'envoyer des courriels ni de générer rapidement des factures ou des étiquettes d'adresse. Créez des listes de clients utiles avec un simple tableur, tel que Microsoft Excel. Ou, en fonction de vos compétences en informatique et de votre budget, achetez un programme de gestion de la relation client, appelé base de données CRM, également appelé logiciel de gestion client. Différentes entreprises proposent des versions utiles pour la création de listes afin de faciliter la facturation, les ventes, le marketing et les dons à but non lucratif. Certains nécessitent un logiciel installé sur votre ordinateur, tandis que d'autres vous permettent de conserver vos listes en toute sécurité en ligne.
Collecte de données
L’utilité de vos listes de clients dépend des données que vous collectez et de leur saisie dans votre base de données. Décidez quelles informations conserver et utiliser concernant vos clients, telles que le nom, l'adresse, les numéros de téléphone, le sexe, l'âge et l'adresse électronique. Ne craignez pas de collecter trop d’informations; Il est facile de filtrer les informations dont vous avez besoin pour différentes tâches en limitant vos critères de recherche. Par exemple, vous pouvez inclure des dates d'achat, les types de produits achetés, les clients par territoire ou représentant, l'historique des plaintes des clients et les notes personnelles. Pour rechercher des clientes ayant dépensé plus de 500 $ au cours des 30 derniers jours, vous n'avez besoin que de ces trois caractéristiques de données pour votre recherche. Si vous ne disposez pas de toutes les données que vous souhaitez, lancez un concours obligeant les clients à renseigner un profil personnel complet ou engagez une personne ou une entreprise pour contacter les clients au sujet de la mise à jour de vos comptes clients afin de mieux les servir.
Création de base de données
Lorsque vous construisez votre base de données, créez des champs et des colonnes que vous pouvez facilement identifier et utiliser pour différentes recherches. Plus vous divulguez chaque information, plus vous pouvez créer de recherches. Par exemple, la saisie d'adresses à l'aide de différents champs pour l'adresse, la ville, l'état et le code postal vous permet de créer des listes ou d'effectuer des recherches avec un ou plusieurs de ces critères avec d'autres champs. Gardez les prénoms et noms séparés pour identifier les doublons en raison de prénoms différents, tels que Rob et Robert. Définissez les intitulés de poste et les noms de société dans différents champs
Utiliser vos données
Pour commencer à utiliser votre base de données, lancez des listes de tests pour voir comment cela fonctionne. Exécutez des tris simples, en commençant par un seul critère, tel que le code postal. Ensuite, utilisez deux critères, tels que les hommes par État. Une fois que vous êtes certain que votre base de données fonctionne comme vous le souhaitez, créez des listes contenant les informations souhaitées, telles que le mailing et la facturation, et des tris fournissant des informations sur les habitudes d'achat des clients. Mettez à jour votre base de données chaque fois que vous interagissez avec votre client pour maintenir les informations à jour et éviter les doublons d'appels téléphoniques ou de courriers électroniques qui pourraient gêner les clients.
Politiques de sécurité et d'utilisation
Une fois que vous avez créé une liste de clients, vous êtes responsable de sa sécurité. Faites attention à qui a accès à votre liste, où vous la stockez et comment vous la sauvegardez. Conservez une copie de sauvegarde de votre liste d'origine et une copie de sauvegarde de la liste chaque fois que vous la mettez à jour, en conservant les versions précédentes. Cela vous aide à revenir à la dernière liste de clients en activité si le fichier en cours est corrompu. Si vous êtes piraté ou si quelqu'un accède à votre liste de clients sans votre permission, décidez si vous devez en informer vos clients. Si votre liste ne contient pas d'informations sensibles, telles que les numéros de carte de crédit ou les mots de passe que les clients utilisent pour accéder à votre site Web, vous n'avez peut-être pas à vous inquiéter. Si vous envisagez de mener des campagnes par courrier électronique avec vos listes de clients, contactez votre fournisseur de services Internet pour déterminer quelles sont ses règles pour l'envoi d'e-mails en masse et si vous devez inclure une clause de désabonnement pour les clients.
