Les systèmes d’information financière sont les logiciels qui aident les entreprises à gérer leur argent. Des systèmes peuvent être configurés pour suivre vos opérations bancaires, vos comptes fournisseurs et vos comptes clients; générer des rapports financiers standard tels qu'un compte de résultat; et de rapporter les informations sous divers formats. Il est important de choisir un système adapté aux besoins de votre entreprise.
Systèmes
Un propriétaire unique qui exploite une petite entreprise à domicile peut très bien utiliser le même type de logiciel à budget personnel que de nombreuses personnes utilisent. La prochaine étape dans la sophistication serait un programme bas de gamme qui traite de la comptabilité d'entreprise de base, mais sans grande capacité d'audits ou de contrôles de sécurité. Viennent ensuite des systèmes plus coûteux pouvant exécuter davantage de fonctions. Les programmes de «planification des ressources d'entreprise» haut de gamme offrent une grande capacité qui peut être adaptée aux besoins exacts de l'utilisateur. Il existe également des programmes "verticaux" spécialisés dans des secteurs particuliers, tels que la banque ou la construction.
Mise à niveau
Lorsque votre entreprise se développe à un point tel que vous avez besoin de meilleurs systèmes d’information financière, il est préférable de décider de ce dont vous avez besoin avant de faire vos achats. Demandez-vous quels sont les problèmes avec le système actuel - manque d’informations sur les stocks, audits faibles ou complexité d’utilisation - et ce que vous aimeriez faire avec le nouveau système, ce qui n’est pas possible maintenant. Adapter un système à votre entreprise coûtera de l’argent, alors assurez-vous d’obtenir les fonctionnalités que vous souhaitez.
Faire rapport
Tout comme votre système d’information financière, votre système d’information financière doit répondre à vos besoins spécifiques. Emcee Consulting déclare qu’au niveau le plus élémentaire, il existe un tableur autonome. Si cela ne convient pas à votre entreprise (il est facile de modifier les chiffres manuellement, ce qui peut rendre l'audit plus difficile), de nombreux systèmes financiers fournissent un logiciel propriétaire pour la création de rapports, dont certains sont compatibles avec les tableurs. Alternativement, vous pouvez acheter un système financier qui fournit des informations dans de nombreux formats et arrangements, bien que la flexibilité augmente vos coûts.
Considérations
Si votre entreprise est soumise à des lois en matière d’information financière, telles que les règles fédérales Sarbanes-Oxley, vous devez vous assurer que votre système d’information financière vous aidera à respecter les règles. Si vous envisagez de développer davantage votre entreprise, vous devez également disposer d'un système capable de se développer et de s'adapter à l'évolution de vos besoins. Le logiciel que vous achetez doit être fiable, sans pépin et facile à utiliser. Cette dernière exigence sera très importante si vous passez d'un système simple à un autre qui doit accomplir plus de tâches et gérer plus d'informations.
