Un système d'information comptable prend toutes les données et tous les chiffres des enregistrements financiers d'une organisation et les organise dans une structure ordonnée. Le système d'information comptable remplit trois fonctions de base: collecter et traiter des données, fournir des informations aux décideurs de l'entreprise et veiller à ce que le personnel comptable enregistre les informations avec précision et protège les données.
Collecte et traitement
Au cours de la phase de collecte d’un système d’information comptable, les comptables ou les commis comptables collectent et enregistrent des données issues, entre autres, des ventes au comptant, des créances, des achats en espèces, des dettes et des salaires. Dans les systèmes informatisés, le logiciel traite tous les débits et les crédits dans une base de données complète de gestion des informations.
Rapports de gestion
Le personnel comptable distribue les rapports aux décideurs de l'entreprise, tels que les directeurs des ventes et du marketing, les directeurs de production, les directeurs financiers et tous les chefs de département. La direction utilise les informations générées par le système d'information comptable pour analyser les opérations en cours et la situation financière de l'organisation, établir des plans et fixer des objectifs pour l'avenir. Par exemple, un bilan créé à partir du système peut indiquer à la direction, aux propriétaires, aux créanciers et aux investisseurs où l'organisation se situe financièrement à un moment donné.
Précision et sécurité
Limiter le nombre de personnes ayant accès au système remplit au mieux la troisième fonction d'un système d'information comptable: garantir que l'entreprise conserve des données correctes en toute sécurité. Les dirigeants de l'organisation doivent décider de qui il s'agira. Par exemple, les commis, les commis comptables ou les comptables formés doivent pouvoir accéder à ces informations pour vérifier et saisir les données dans le système, ainsi que pour générer des rapports. Les autres collaborateurs de l'organisation, tant internes qu'externes, n'ont généralement pas besoin de manipuler les données.
Types de systèmes et éléments inclus
Les entreprises informatisent généralement un système d’information comptable dans toutes les organisations, à l’exception des plus petites. Les utilisateurs d’ordinateurs saisissent des données dans des logiciels qui complètent les calculs, puis classent et classent les entrées dans les catégories appropriées. Le système peut alors générer différents types de rapports, en fonction de la demande de l'utilisateur. Le système d’information comprend toutes les étapes du cycle comptable et les documents papier prouvant que les transactions, telles que les ordres de travail, les factures et les états financiers, deviennent partie intégrante du système. Dans les petites entreprises, telles que les opérations courantes impliquant peu de transactions, l'entreprise peut gérer manuellement le système d'information comptable. Encore une fois, le comptable utilise le cycle comptable complet et construit des rapports manuels à partir des résultats.
