Les mémos doivent transmettre des informations de manière concise et ciblée. Ce style simple signifie que même si vous transpirez la perspective d’en écrire un, vous devriez trouver le format simple et judicieux un soulagement bienvenu des autres projets d’écriture, à forte intensité de main-d’œuvre que vous pourriez avoir sur votre bureau.
Écrire un titre
Commencez votre mémo en écrivant un en-tête standard comprenant «À:», «De:», «Date:» et «Sujet» sur des lignes séparées. Réfléchissez bien à la ligne d’audience en sachant que vous ne souhaitez peut-être pas diffuser votre mémo à l’ensemble de la société, mais à quelques départements seulement. La rubrique simple permet aux lecteurs de le numériser rapidement et de recueillir des informations importantes dès le début - de la pertinence au sujet.
Énoncez votre but
Rédigez une courte introduction qui énonce clairement, dans les termes les plus simples possibles, votre objectif d'écriture. Injectez de la personnalité, si vous le souhaitez, mais gardez cette addition brève également. Par exemple, si vous faites une annonce, vous pouvez écrire: «Après une recherche particulièrement longue et exhaustive, je suis ravi d'annoncer que la société ABC a engagé le groupe XYZ Writers pour guider nos efforts de marketing à venir."
Élaborer avec précision
Consacrez le corps de votre mémo - pas plus de deux ou trois paragraphes - à préciser votre déclaration liminaire. Anticiper les questions est important; vous ne voulez pas que votre mémo génère plus de questions que de réponses, mais un mémo n'est pas non plus le forum pour une divulgation exhaustive à 360 degrés. Organisez les informations les plus importantes - ce que les employés voudront savoir et ce qu’ils doivent savoir - de manière hiérarchique. Enfin, gardez à l'esprit qu'un mémo sert rarement de «mot de la fin» sur un sujet; en fait, il met parfois en branle toute une gamme d’activités. Par conséquent, consacrez le dernier paragraphe du corps de votre mémo aux «prochaines étapes» ou «ce qui se passera ensuite». Par exemple, dans ce cas, vous voudrez peut-être préciser quand vous présenterez le groupe d'écrivains à vos employés.
Fermer dans le style
Fermez votre mémo sur une note optimiste, réalisant que vous envoyez un message implicite à suivre par vos employés. Vous pourriez par exemple dire: «Je sais que vous avez hâte, tout comme moi, d'entamer ce chapitre passionnant de l'histoire de notre société. Je vous remercie par avance de votre enthousiasme et de votre dévouement. »
Pointer vers les pièces jointes
Inclure une note au bas de votre mémo pour pièces jointes pertinentes, tels que les documents que vous voulez que les employés lisent ou les nouvelles procédures que vous voulez qu’ils suivent. Écrivez simplement le mot «Attaché:» et résumez brièvement les informations. Dans cet exemple, vous souhaiterez peut-être inclure un condensé des projets marketing précédents du groupe d'auteurs afin que vos employés puissent se familiariser avec le style et les réalisations du groupe. Soyez explicite sur l'endroit où les employés peuvent trouver cette information. Par exemple, que vous publiiez une copie papier de votre mémo sur un babillard électronique ou que vous l'envoyiez par courrier électronique à l'échelle de l'entreprise, assurez-vous que les employés comprennent comment accéder à la pièce jointe.
Conseils
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Lisez votre mémo à haute voix et relisez-le soigneusement avant de le diffuser.
