Les organisations ne peuvent pas accepter toutes les propositions qu'elles reçoivent et doivent donc écrire des lettres pour informer les entreprises qu'elles refusent. Ceci est souvent traité par courrier électronique. La société qui refuse les propositions crée une lettre et l'envoie par courrier électronique aux entreprises appropriées. Chaque fois qu'une entreprise rédige une lettre de refus, elle doit prendre en compte plusieurs points essentiels, notamment maintenir les lettres diplomatiques, sincères et brèves.
Utilisez une ligne d'objet. Lorsque vous écrivez un courrier électronique, il est possible de renseigner un sujet sur la ligne d'objet. Lorsque vous écrivez une lettre de refus de proposition, utilisez la ligne d'objet pour informer la personne du courrier électronique. Il ne doit pas nécessairement contenir les mots «Refus de la proposition», mais peut indiquer quelque chose comme «En réponse à votre proposition».
Gardez le formatage simple. N'utilisez pas de types de police sophistiqués ni aucun type de formatage spécial. Utilisez le formatage standard utilisé par la plupart des e-mails et veillez à ce que les mots restent alignés sur la marge gauche.
Adresse l'email. Commencez le courrier en l’adressant à la personne de contact qui a rédigé la proposition initiale. Si aucune personne de contact spécifique ne figure dans la proposition, adressez-la au service des ressources humaines de l'entreprise.
Indiquez le but de l'e-mail. Soyez clair, direct et diplomate lorsque vous commencez la lettre. Informez le lecteur que vous écrivez cette lettre pour l'informer de manière regrettable que votre entreprise refuse la proposition qui a été soumise par lui ou par son entreprise. Assurez-vous d'inclure le nom de votre entreprise et le but de la proposition initiale.
Inclure une raison. Une lettre de refus doit être sincère et sincère. Pour cette raison, la plupart des entreprises incluent une raison expliquant leur refus de la proposition. Les raisons du refus de la proposition varient, mais sont généralement liées aux coûts.
Offrez des souhaits positifs au lecteur.Informez le lecteur que vous lui souhaitez, ainsi que son entreprise, de réussir dans l'avenir et invitez-le à faire des propositions pour les projets futurs de votre entreprise.
Signez la lettre. À la fin de l'e-mail, signez la lettre «sincèrement» suivie de votre nom et de votre titre.
Conseils
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Assurez-vous toujours de relire les lettres d’affaires avant de les envoyer. Ne dites pas de choses négatives sur l'entreprise, essayez plutôt de garder la lettre positive.
