Le compte rendu de la réunion décrit les actions entreprises au cours d’une réunion. Le format est conforme aux règles de procédure de Robert et est utilisé pour tout, des réunions de club et d’affaires aux réunions du gouvernement. Pour les réunions annuelles de la HOA (Association des propriétaires), les procès-verbaux fournissent un compte rendu des décisions et actions du conseil de la HOA. En prenant des notes et en enregistrant la réunion, le secrétaire du conseil peut enregistrer avec précision le procès-verbal qui suit la réunion. L'opinion doit être laissée en dehors du procès-verbal pour que le document reste concis et objectif.
Utilisez l’ordre du jour de la réunion pour créer un aperçu des sujets de la réunion. Répertoriez les sujets et laissez un espace pour vos notes.
Prenez des notes lors de la réunion concernant la présence, les motions, les décisions et les sujets discutés lors de la réunion. Notez qui a dit quoi afin que vous puissiez attribuer correctement. Vous pouvez utiliser un enregistreur vocal pour ne rien manquer. Vos notes doivent résumer la discussion. Notez l'heure et la date de la réunion et l'heure de fin de la réunion.
Tapez les minutes en commençant par le nom du HOA et le nom de la réunion. Liste des participants et des absents Indiquez les membres du conseil par titre et nom. Notez l'heure et la date de la réunion.
Répertoriez les sujets dans l'ordre dans lequel ils ont été discutés et incluez toutes les motions, les votes et les décisions prises pour chaque sujet. Énumérez tous les faits présentés, en laissant de côté l'opinion et les conjectures.
Joignez tous les rapports présentés lors de la réunion. Liste qu'ils ont été présentés dans le procès-verbal.
Articles dont vous aurez besoin
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Carnet
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Crayon
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Enregistreur vocal (facultatif)
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Ordinateur
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Programme de la réunion
