En tant que propriétaire d'entreprise, il est de votre responsabilité de suivre vos finances et de payer vos impôts à temps. Selon vos préférences, vous pouvez effectuer votre propre comptabilité, embaucher un professionnel ou désigner un membre de votre organisation pour gérer ce travail. Quelle que soit l'option choisie, prenez le temps de vous familiariser avec les différents systèmes comptables existants. Assurez-vous de bien comprendre les différences entre les systèmes à entrée unique et les systèmes à double entrée, en plus des logiciels de comptabilité manuels et informatisés.
Qu'est-ce qu'un système de comptabilité?
Il existe différents types de systèmes de comptabilité, chacun présentant des caractéristiques distinctes. Cependant, ils ont tous un objectif commun: gérer les activités financières d'une entreprise, telles que ses revenus, ses dépenses et ses passifs. En cette ère numérique, la plupart des comptables utilisent des systèmes sophistiqués comprenant des rappels de paiement en retard, des fonctionnalités de rapport avancées, des sauvegardes automatisées de données, des services en nuage, etc.
Sans un système de comptabilité en place, il vous serait difficile de préparer vos comptes pour les rapports mensuels et annuels, de garder une trace de vos dépenses quotidiennes et d'évaluer le rendement financier de votre entreprise. Les calculs manuels sont obsolètes et sujets aux erreurs humaines. Les systèmes comptables informatisés, quant à eux, sont précis et facilitent grandement les choses. Vous ou votre équipe gagnerez du temps et de l'argent tout en évitant des erreurs coûteuses.
Ces programmes peuvent gérer tous les types d’informations comptables et générer des rapports détaillés. Vous pouvez les utiliser pour calculer les salaires versés et payables aux employés, enregistrer des transactions, vérifier les taux de rotation du crédit et traiter des données relatives aux ventes, à la paie, aux stocks et à d’autres aspects essentiels de votre entreprise. Certains systèmes de comptabilité sont conçus pour les petites entreprises et les indépendants, tandis que d’autres sont attrayants pour les grandes entreprises, les agences gouvernementales ou des industries spécifiques.
Types de logiciels de comptabilité
Le choix d'un système de comptabilité dépend de votre budget, de vos préférences et de la taille de votre entreprise. Les quatre principaux types de systèmes logiciels financiers comprennent:
- Systèmes à entrée unique
- Systèmes à double entrée
- Système de comptabilité manuelle
- Système de comptabilité informatisé
Ceux-ci peuvent être subdivisés en plusieurs autres catégories, telles que les logiciels de comptabilité en nuage, les logiciels de comptabilité personnalisés, les logiciels de planification des ressources de l'entreprise, les logiciels commerciaux standards, etc. Les programmes les plus récents intègrent des fonctionnalités d’automatisation du marketing et des ventes, une planification illimitée des factures, des modules de paie et d’autres fonctionnalités de pointe. Leur application en comptabilité va au-delà du suivi de vos opérations financières quotidiennes.
Les systèmes à entrée unique sont l'option la plus élémentaire. Comme leur nom l'indique, ils enregistrent chaque transaction avec une seule entrée dans le journal comptable. Cette méthode est facile à utiliser et ne nécessite aucune formation en comptabilité. Il s'adresse aux petites entreprises peu actives. L'inconvénient est qu'il est sujet aux erreurs et qu'il ne fait pas le suivi des comptes à recevoir, des comptes à payer, des passifs, etc.
De nos jours, la plupart des logiciels informatiques, y compris ceux conçus pour les petites entreprises, utilisent une comptabilité en partie double. Cela signifie que chaque transaction implique au moins deux comptes, ce qui permet un reporting plus précis et une détection d'erreur rapide.
Systèmes de comptabilité manuels et informatisés
Les deux types de systèmes comptables reposent sur les mêmes principes. La comptabilité manuelle prend cependant beaucoup de temps et nécessite plus de paperasse. Ceux qui l'utilisent doivent préparer des rapports sur les états financiers, calculer les soldes de vérification, enregistrer les transactions dans des registres physiques, etc. Puisque tout est fait manuellement, le risque d'erreur humaine est plus élevé.
Les systèmes informatisés, en revanche, enregistrent les transactions financières par voie électronique et peuvent rationaliser vos opérations. Les utilisateurs peuvent choisir d’afficher les données dans différents formats, de les stocker dans le cloud et d’y accéder lors de leurs déplacements. Les exemples incluent FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero et ActivityHD.
En fonction de votre créneau, vous pouvez également opter pour des systèmes de comptabilité spécifiques à l’industrie, tels que Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting ou Sage Fixed Asset. De nombreux programmes sont spécialement conçus pour les établissements de santé, les entreprises de fabrication, les organisations à but non lucratif et autres types d’organisations.
