Les systèmes d'évaluation des performances aident les organisations à justifier leurs décisions en matière d'emploi. Le système peut comporter plus qu’un simple examen annuel des performances. Un système d’évaluation robuste pourrait inclure un examen annuel ainsi que des récompenses ponctuelles, des éloges et des processus disciplinaires. L'objectif d'un système d'évaluation des performances de base est de reconnaître et de maintenir une performance solide et de motiver les employés à s'améliorer dans les domaines où leurs performances ne répondent pas aux normes de l'entreprise.
Conseils
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Un système d'évaluation des performances reconnaît et récompense les employés qui répondent aux attentes de votre entreprise, voire les dépassent. Les systèmes d'évaluation des performances identifient également les domaines dans lesquels les employés marginaux peuvent améliorer leurs compétences et leurs connaissances.
Objectifs d'évaluation du rendement
Les organisations utilisent des évaluations de performance pour prendre des décisions en matière d'emploi qui aident l'entreprise à atteindre un certain nombre d'objectifs. Les évaluations de performance sont utiles pour aider les employeurs à décider s’ils comptent sur le nouvel employé à long terme ou qu’ils doivent augmenter leur salaire. En outre, le processus d'évaluation des performances peut être particulièrement utile pour déterminer le potentiel d'un employé pour des responsabilités accrues, des tâches de niveau supérieur ou une promotion. Les mutations, les réaffectations ou les rétrogradations sont d'autres décisions en matière d'emploi qui peuvent être fondées sur l'évaluation du rendement d'un employé.
Lorsqu'un employé en est à ses débuts dans l'entreprise, celle-ci peut avoir recours à une évaluation pour déterminer si l'emploi convient à ses compétences et à ses qualifications. Pour les travailleurs nouvellement embauchés, cette évaluation peut avoir lieu entre 60 jours et six mois à compter de la date de début de l'employé. La période plus longue (six mois) donne à l'employeur suffisamment de temps pour observer les performances de l'employé dans la quasi-totalité des tâches et des responsabilités attribuées. Il laisse également suffisamment de temps pour déterminer s’il existe une adéquation culturelle en termes de capacité du nouvel employé à établir des relations de travail en s’entendant avec ses pairs, ses collègues et son superviseur.
En fonction du niveau élevé (ou faible) de leurs scores lors d'une évaluation de performance, les employés qui effectuent des tâches exceptionnelles dans leur travail peuvent recevoir des augmentations de salaire ou des bonus. Par exemple, les entreprises qui récompensent les travailleurs avec des primes basées sur les performances peuvent utiliser la méthode de notation par évaluation pour déterminer le degré de générosité de la société lorsque la prime arrivera. De même, s’il existe une échelle d’augmentation des salaires, les employés ne respectant que les normes de performance de la société recevront l’augmentation de pourcentage la plus faible, tandis que les employés dont la performance est exceptionnelle recevront l’augmentation de salaire la plus élevée ou une fin d’année. bonus qui les récompense pour d'excellentes performances.
Les décisions en matière d'emploi, telles que les mutations et les réaffectations, pourraient dépendre du rang de l'employée dans son emploi actuel. Par exemple, un employé dont la performance est jugée médiocre pour un poste en contact avec le client peut afficher une performance bien meilleure dans un rôle qui n'exige pas d'interaction avec les clients de l'entreprise. En particulier, une représentante des ventes qui trouve difficile de cultiver des relations avec des clients peut mieux performer dans un rôle en coulisse où elle n’est pas obligée d’interagir avec les clients. Ce type de décision d’emploi peut être étayé par une évaluation des performances qui montre que ses résultats sont moins bons dans le développement de relations mais que ses tâches sont plus détaillées, sans nécessiter une interaction constante avec les clients.
Les évaluations de performances sont couramment utilisées à des fins de développement, par exemple pour fournir une formation ou des conseils sur la manière d’améliorer les performances professionnelles de l’employé ou pour l’aider à acquérir de nouvelles compétences. Que les évaluations de performance ne contiennent que des scores numériques ou incluent les commentaires du superviseur dans un format narratif, la revue est une excellente source d'informations.Cette information peut être utilisée pour décider du type de formation nécessaire pour aider l’employée à améliorer ses performances ou ses options de développement professionnel, ce qui l’aidera à se préparer à de futurs rôles de leadership, par exemple. Pour les employés à fort potentiel, une performance professionnelle toujours forte et documentée dans les évaluations annuelles justifie souvent la prise de décisions en matière de promotion.
Un autre objectif d’évaluation des performances concerne la motivation. Les employés félicités et reconnus pour un travail bien fait sont souvent motivés pour maintenir, voire améliorer, leurs performances. Si une augmentation de salaire peut être un facteur de motivation pour certains travailleurs, la reconnaissance par un superviseur de leur expertise technique comme étant "exceptionnelle" est l’inspiration que d’autres employés apprécient davantage, par exemple, une augmentation de salaire de 3%.
Méthodes d'évaluation du rendement
Il existe plusieurs méthodes d'évaluation ou de révision du rendement populaires. Le choix de la meilleure méthode dépend de facteurs tels que les niveaux et les postes au sein de votre organisation, les compétences en matière de supervision et de gestion, ainsi que le type de tâches et de tâches exécutées par vos employés. Par exemple, si vous êtes superviseur dans une installation de production, une évaluation basée sur la production convient parfaitement aux tâches des employés. Une évaluation basée sur la production utilise généralement une échelle numérique qui mesure la production des employés. Les employés dont la production ne répond pas à vos normes de quantité minimum ou ceux dont la production ne répond pas à vos normes de qualité recevront probablement un rapport d'évaluation ou un score de performance faible.
Parmi les types courants d’évaluations du rendement figurent la gestion par objectifs, les échelles de notation graphiques, les commentaires de plusieurs évaluateurs et le classement forcé. Le choix que vous choisissez pour vos employés dépend des fonctions, du poste ou du rang et de la question de savoir si vous souhaitez que vos employés remplissent une auto-évaluation ou que leurs collègues leur fournissent des informations en retour.
Les évaluations Gestion par objectifs, ou MBO, contiennent des objectifs d’évaluation des performances spécifiques sur lesquels le responsable et les superviseurs du responsable ont travaillé ensemble pour déterminer leur achèvement au cours de la période considérée. Au cours de la discussion d'évaluation, le responsable et le superviseur passent en revue chaque objectif, les actions entreprises par l'employé pour atteindre chacun d'entre eux et si l'objectif est atteint. Si le gestionnaire ne parvient pas à atteindre un objectif, ils discutent généralement du chemin parcouru par la gestionnaire pour atteindre cet objectif et des obstacles qui l’auraient empêchée d’atteindre son objectif à 100%. Pour les objectifs que la responsable a atteints, l’employée note que ces réalisations ont été accomplies et ajoute des commentaires décrivant les étapes à suivre pour les atteindre. Elle pourrait également ajouter les difficultés rencontrées lors de la réalisation de cet objectif. Des commentaires comme celui-ci peuvent être utiles ultérieurement si des objectifs similaires lui sont assignés, ou peuvent être utiles à son superviseur pour déterminer si l'objectif était effectivement réalisable. Une évaluation globale du MBO terminé peut déterminer si les objectifs correspondaient aux compétences ou au niveau d'expérience de l'employé.
Les échelles d'évaluation graphiques constituent souvent la méthode d'évaluation du rendement la plus simple et la plus appropriée pour évaluer le rendement d'un employé. Cependant, il est possible que les résultats soient biaisés de manière subjective, en fonction de la perception et des notes du superviseur. Ce formulaire d'évaluation du rendement contient les caractéristiques et les styles de travail de l'employé ainsi qu'une échelle d'évaluation (par exemple, une échelle de 1 à 5, 5 étant excellente). Sinon, l’échelle d’évaluation peut aller de «médiocre» à «acceptable» à «excellent». Le superviseur évalue chaque trait ou qualification. Si l'entreprise souhaite obtenir des informations de la part de l'employé, une autre colonne peut lui permettre de s'auto-évaluer. L'un des défis à relever pour obtenir les commentaires des employés est la réconciliation de la distance potentielle dans les notations. Par exemple, l’employée pourrait juger ses compétences organisationnelles excellentes, tandis que la superviseure pense que sa performance est tout simplement acceptable. Inclure des tâches spécifiques dans la notation est un moyen d’éliminer la nature subjective de ce type d’évaluation de la performance. En ajoutant simplement des facteurs tels que "exécute le travail assigné à temps et sans erreur" ou "travaille en collaboration avec les membres de l'équipe à l'exécution des tâches assignées", vous pouvez contrôler le degré de subjectivité que le superviseur donne tout en effectuant ce type d'évaluation.
Commentaires multiples - généralement des évaluations à 360 degrés - sollicitons les commentaires du superviseur de l'employé, de ses pairs et de rapports directs. Ce type d'évaluation évalue ensuite la performance de l'employé sous trois angles différents. Elle est particulièrement utile pour les superviseurs de premier niveau qui travaillent régulièrement avec un responsable, des collègues avec qui ils collaborent et des employés qu'ils supervisent. L'avantage des évaluations à 360 degrés est qu'elles identifient les points à améliorer et, bien sûr, mettent en évidence les domaines dans lesquels l'employé excelle. Il est important de recueillir les commentaires de plusieurs évaluateurs pour qu'une évaluation de ce type soit vraiment efficace. Par exemple, si le superviseur n'a qu'un seul rapport direct, la notation de ce subordonné est évidente. Il suffit de savoir comment le subordonné a évalué le superviseur pour créer une relation de travail délicate. Par conséquent, il est sage d'avoir au moins trois évaluateurs dans chaque catégorie: au moins trois pairs et trois rapporteurs directs.
La méthode d’évaluation forcée des performances par classement a été popularisée par l’ancien PDG de General Electric, Jack Welch. En utilisant cette méthode, les superviseurs classent les employés en trois groupes: les 20% supérieurs, les 70% moyens et les 10% inférieurs. Souvent appelée méthode du «rang and yank», cela signifie que les superviseurs considèrent les 10% inférieurs des travailleurs comme des employés qui ne sont vraiment pas essentiels. Ils peuvent être licenciés parce que leurs performances sont bien inférieures aux normes de la société. Les 70% de la moitié d'entre eux gardent leur emploi, mais ils bénéficient également d'un encadrement, d'une formation et d'un développement professionnel qui les motiveront, espérons-le, à s'efforcer de rejoindre les 20% des meilleurs employés ou au moins de ne pas tomber dans les 10% les plus pauvres l'évaluation de la performance vient autour. Les 20% les plus performants sont des superstars et sont évidemment si précieux pour l'entreprise qu'ils non seulement gardent leur emploi, mais qu'ils sont récompensés pour leurs performances exemplaires avec des augmentations de salaire, des bonus ou les deux. (Les employés de niveau moyen peuvent recevoir des augmentations de salaire et des bonus aussi, mais pas aussi généreux que les employés les plus performants). Ce type de méthode d’évaluation des performances nécessite beaucoup de travail pour préparer les employés à ce type d’examen, de même que la formation des superviseurs afin de les empêcher de classer les employés au hasard ou de manière arbitraire, en fonction de leur rendement professionnel.
Rapport d'évaluation du rendement
Un rapport d'évaluation du rendement écrit est important pour deux raisons essentielles. Premièrement, étant donné que les évaluations de performances sont généralement utilisées pour prendre des décisions d’emploi telles que des augmentations de salaire, des promotions, des rétrogradations, des primes et des missions ou transferts de travail, vous devez disposer de la documentation à l’appui de vos décisions. Deuxièmement, chaque employé a le droit d'avoir une copie papier (ou une copie électronique si vous effectuez une opération sans papier) de l'évaluation pour ses fichiers personnels.
Lorsque vous menez la discussion sur l'évaluation du rendement, présentez sa copie à l'employé et examinez-la lors d'une réunion en face à face lorsque cela est possible. Le processus d'évaluation du rendement est plus efficace si vous avez la discussion dans un bureau privé ou une salle de conférence, de préférence un endroit neutre pour le superviseur et l'employé. La confidentialité est primordiale lorsque vous discutez du rendement d'un employé, en particulier si l'évaluation du rendement aborde des questions délicates ou si elle comprend de sérieuses préoccupations concernant le rendement ou les habitudes de travail de l'employé. Si vous gérez un travailleur à distance, fournissez à l'employé une copie de l'e-mail, marquée comme confidentielle, avant de vérifier ses performances lors d'une conférence téléphonique. La manière dont vous présentez l'évaluation de l'employé peut souvent affecter son moral et sa satisfaction au travail.
L'objectif d'évaluation du rendement est de communiquer à quel point un employé s'acquitte de ses tâches ou de lui faire savoir que vous êtes investi dans son développement professionnel. Le rapport d’évaluation des performances est un élément clé de cette communication. Il fournit à l'employé une référence à laquelle il peut se référer tout au long de la prochaine période d'évaluation pour voir où il se situe en termes de respect des normes de performance de votre organisation.
