Les procédures de bureau sont importantes si vous souhaitez gérer vos affaires en douceur dans un environnement professionnel, qu’il s’agisse d’un cabinet juridique, d’un cabinet de médecin ou d’un établissement gouvernemental. Il est important d'avoir une procédure écrite visible Chaque bureau doit disposer d'un ensemble de procédures écrites développées par le superviseur et le responsable du bureau visibles dans le front-office.
Quelles procédures bureautiques doivent figurer
Les heures de bureau devraient être la première chose mentionnée, et tous les employés devraient être au travail à l'heure et préparés pour la journée. Si un client vient au bureau et que personne n’y est, il est probable que l’entreprise aura une image négative de l’entreprise et ne reviendra jamais. En outre, le bureau doit être soigné, propre et bien fourni. Assurez-vous qu'une liste d'enregistrement et des stylos sont disponibles pour permettre aux clients de s'inscrire et, si possible, de mettre du café et de l'eau à leur disposition. Les premières impressions sont tout dans une entreprise prospère. En outre, chaque client doit être traité avec respect et professionnalisme, qu’il soit au bureau ou au téléphone. En cas d'appel d'un superviseur, l'employé doit obtenir toutes les informations avant de le connecter à l'appelant, y compris le nom, la nature de l'appel et le numéro de téléphone en cas de perte de la connexion. Si l’appel concerne un rendez-vous, ils doivent s'informer de la nature de la visite et l'informer des disponibilités, en s'assurant d'obtenir un numéro de téléphone en cas d'annulation. Ils doivent toujours répéter ce qui est dit afin d'éviter toute confusion.
Organisation
Organisez et gérez un poste de travail pour une productivité maximale. Assurez-vous que le copieur contient du papier, que les ordinateurs sont opérationnels et que le courrier est distribué et que les messages sont remis. Si votre travail consiste à organiser votre voyage, assurez-vous de savoir où votre superviseur souhaite rester, enregistrez les horaires des vols et les informations sur la voiture de location, ainsi que sur le temps qu'il fera dans la destination. Vérifiez toujours auprès de votre superviseur avant de réserver des projets de voyage. Lorsque toutes les réservations sont terminées, imprimez deux itinéraires - un pour vous et un pour votre superviseur - et assurez-vous de bien inscrire les dates de voyage sur le calendrier.
À la fin de la journée, rendez-vous avec votre superviseur et informez-la de ses rendez-vous prévus pour le lendemain. Configurez le répondeur sur messagerie vocale ou sur le service de réponse après les heures normales. Éteignez tous les équipements, les photocopieuses, les imprimantes et les ordinateurs, videz la carafe à café et éteignez la cafetière. Enfin, assurez-vous que toutes les portes sont verrouillées avant de régler l'alarme.
