Si vous travaillez dans l’espace business to business, il est probable que vous devrez élaborer une proposition d’entreprise ou une lettre de proposition à un moment donné. Il s’agit d’un document utilisé pour proposer les produits ou services de votre organisation à un client potentiel en fonction de paramètres définis tels que la portée, le coût, le calendrier et le budget.
Qu'est-ce qu'une proposition de projet? Également appelé proposition d'entreprise ou lettre de proposition, ce document a généralement un format spécifique avec certaines exigences qui varient en fonction de votre secteur d'activité. Cependant, l'objectif principal d'une lettre de proposition est toujours de prouver à la perspective que votre entreprise peut aider à résoudre les problèmes auxquels elle est confrontée.
Qu'est-ce qu'une lettre de proposition?
Les lettres de proposition peuvent être sollicitées par une entreprise ou être non sollicitées. La sollicitation peut être aussi simple qu’un client potentiel demandant une proposition après un appel de vente ou être un processus formel appelé demande de proposition (RFP). Ce processus implique généralement plusieurs organisations envoyant des propositions concurrentielles pour gagner les affaires du prospect. En fonction du secteur et du type de RFP, la proposition devra couvrir les exigences spécifiques définies par le prospect.
Lorsque vous traitez avec des propositions non sollicitées ou des demandes informelles, vous ne devez suivre aucune directive formelle. Cependant, il est important d’élaborer un document qui réponde aux questions que votre client potentiel pourrait avoir de manière claire et concise. Bien qu’il n’y ait peut-être pas d’exigences formelles dans ces cas, il est toujours essentiel de suivre une structure logique et de couvrir les aspects critiques de votre entreprise et la façon dont elle résout les problèmes auxquels le prospect fait face.
Une proposition commerciale ou une lettre de proposition doit inclure les critères suivants, indépendamment du secteur et du processus:
- Lettre de motivation
- Titre de page
- Table des matières
- Résumé
- Un aperçu du problème auquel la perspective est confrontée
- Les buts ou objectifs de la proposition
- Qu'est-ce qui rend votre organisation qualifiée pour gérer le problème?
- Portée, y compris le prix et le calendrier
- Un appel à l'action
- Informations de contact
Effectuer des recherches avant de commencer votre proposition
Avant de commencer à taper, il est important de rassembler toutes les informations pertinentes au même endroit. Essayez de savoir qui lira la proposition et s'il est le décideur. Adaptez votre proposition à votre auditoire en veillant à fournir toutes les informations sur lesquelles il va rechercher.
Découvrez le type de problèmes auxquels la perspective est confrontée. Déterminez comment votre organisation est la mieux à même de résoudre ses problèmes par rapport à la concurrence. Énumérez les éléments qui vous distinguent des entreprises similaires avec lesquelles le prospect pourrait parler.
Déterminez si le client potentiel a un budget ou un calendrier en tête et assurez-vous que vos ressources internes sont alignées pour répondre à ces exigences. Une fois que vous avez sélectionné les offres les plus utiles pour votre prospect, vous devez calculer vos dépenses internes avant de leur proposer un prix.
Fournir la portée du projet
Décrire la portée du projet est une composante majeure du format de rédaction de la proposition. Avoir cette information clé écrite vous donne une longueur d'avance sur la rédaction de votre proposition. Prenez le temps de rédiger les détails clés de la portée. Le premier élément consiste à déterminer qui effectuera le travail au sein de votre organisation, qui gérera le processus et qui sera le point de contact principal de votre client.
Ensuite, vous devrez déterminer exactement ce qui doit être fait pour aider le client à gérer ses problèmes. Décrivez les étapes que votre organisation entreprendra et le processus que vous utiliserez pour résoudre les problèmes de prospects. Vous devez également répertorier les mesures que votre organisation utilisera pour mesurer le succès du résultat.
Enfin, décrivez le calendrier avec autant de détails que possible, en indiquant les étapes clés que votre entreprise atteindra afin de terminer le projet à la date proposée. Soyez généreux dans l'estimation de votre calendrier, en tenant compte de tous les problèmes imprévisibles qui peuvent survenir. Il s’agit de fournir à votre client potentiel un compte rendu réaliste de ce que vous pouvez lui fournir.
Commencez par l'introduction et le résumé
L'introduction de votre lettre de proposition doit inclure des informations sur votre entreprise et votre marque, ainsi que des informations sur qui vous êtes et ce que vous faites. Si vous écrivez souvent des lettres de proposition, vous voudrez peut-être élaborer un texte standard sur votre entreprise, que vous pourrez réutiliser à chaque fois.
Le résumé doit inclure les points pertinents de votre proposition. Bien que vous ne devriez pas essayer de résumer chaque aspect du document, incluez des informations sur les raisons pour lesquelles votre entreprise est à la hauteur de la tâche et sur la manière dont vous aiderez à gérer les difficultés de votre prospect.
Développer le corps de la proposition
Le corps de la proposition doit inclure les détails du problème auquel votre prospect est confronté. Pour démontrer votre compréhension de leurs problèmes, entrez dans les détails de leur paysage et des difficultés qu’ils rencontrent au quotidien. Cela aide à montrer à votre client potentiel que vous connaissez bien les domaines qui les intéressent.
Décrivez les objectifs de votre proposition. Ce sera principalement pour montrer la perspective que vous entendez pour les aider avec leurs problèmes d’affaires à travers les produits ou services que vous offrez. Fournissez des détails sur ce qui différencie votre entreprise de vos concurrents et pourquoi vous êtes mieux placé pour travailler avec le client potentiel qu’ils ne le sont. Cela peut inclure de parler d’autres organisations avec lesquelles vous avez travaillé, de montrer des exemples de projets antérieurs et de fournir des détails sur vos connaissances et votre expertise.
Fournir des spécifications et des hypothèses
Incluez la portée que vous avez définie avec des prix et des horaires spécifiques. Il se peut que votre entreprise ne connaisse pas tous les détails des exigences du client potentiel. Vous devrez donc peut-être assumer un certain nombre de facteurs, tels que les restrictions budgétaires et de calendrier internes. Vous pouvez inclure ces hypothèses dans la proposition et même fournir quelques options. Par exemple, vous pouvez fournir des estimations pour un délai d'exécution de quatre semaines, un délai d'exécution de six semaines et un délai d'exécution de huit semaines, avec des prix correspondants pour chaque chronologie.
Fermer avec un argument fort
Votre conclusion pour la lettre de proposition doit inclure un résumé rapide des informations que vous avez fournies à la perspective. Remerciez-les d’avoir pris le temps d’examiner la proposition que vous avez présentée et donnez-leur des informations sur les prochaines étapes. Il est essentiel d'inclure un appel à l'action dans votre proposition commerciale. Cela peut inclure de vous appeler pour discuter de la proposition plus avant ou d'organiser une réunion pour signer l'accord. Enfin, incluez des informations sur la façon dont ils peuvent vous contacter, avec quelques options comme le courrier électronique, le téléphone et le site Web.
Suivez les meilleures pratiques
Pour rendre votre lettre de proposition plus efficace, envoyez-nous des documents justificatifs. Cela peut inclure des études de cas de vos anciens clients, des témoignages de clients satisfaits et des feuilles de calcul avec des statistiques indiquant votre taux de réussite.
Assurez-vous de rédiger votre proposition sur le papier à en-tête de la société et de la faire concevoir par un graphiste si vous disposez des ressources nécessaires. Faire attention à l’aspect visuel peut aider votre entreprise à se démarquer des propositions concurrentielles que le prospect peut recevoir.
N'oubliez pas de faire un suivi
Bien que cela ne fasse pas directement partie de la lettre de proposition, l'un des éléments clés de l'envoi d'une proposition est le suivi de la perspective. Appelez ou envoyez un courrier électronique à votre client potentiel quelques jours après l’envoi de la lettre de proposition pour savoir s’il a des questions ou des commentaires à propos du document. Offre de clarifier tous les éléments sur lesquels ils pourraient avoir besoin d'informations supplémentaires. En faisant un suivi, vous contribuez à entretenir une relation solide avec le prospect.
