Comme dans de nombreux domaines de la vie moderne, les ordinateurs ont transformé la manière dont la comptabilité est effectuée, tant pour les finances personnelles que pour les petites et grandes entreprises. Au lieu de créer d'innombrables rangées d'entrées manuelles et d'effectuer des calculs à la main, les ordinateurs ont automatisé une grande partie du processus de comptabilité une fois les données de base saisies. Toutefois, la comptabilité informatisée n’est pas sans inconvénient et il convient d’examiner le pour et le contre avant d’utiliser la comptabilité informatisée.
Productivité accrue
Les ordinateurs sont réputés pour leur efficacité et la comptabilité n’échappe pas à cette règle. L'utilisation de la comptabilité informatisée élimine les doublons, les registres et les notes manuscrites, ainsi que les calculs manuels, permet au personnel de gagner du temps et de gérer un plus grand nombre de transactions et de rapports.
Génération automatique de rapports
Plutôt que d’être obligée de créer manuellement des rapports financiers standard chaque fois que cela est nécessaire, la comptabilité informatisée permet de créer presque instantanément des rapports standard tels que les soldes des comptes, les soldes de test, les grands livres, les comptes de résultat et d’autres exigences en matière de reporting.
Précision améliorée
Parce que de nombreux calculs sont nécessaires pour une comptabilité précise, les ordinateurs constituent une solution idéale à l’erreur humaine. Bien que des erreurs puissent encore se produire lors de la saisie des données, les calculs de l’ordinateur augmenteront la précision et la fiabilité des rapports de l’entreprise.
Flexibilité et rapidité d'exécution
La comptabilité informatisée excelle dans la manipulation de données et offre une flexibilité de reporting et d'analyse des données à laquelle la comptabilité manuelle ne peut pas correspondre. De plus, tant que les données sont saisies à temps, il est possible de générer instantanément des rapports actualisés intégrant les dernières informations de la société.
Facilité de protection des données
Si des données sont corrompues ou des rapports endommagés ou perdus, la comptabilité informatisée permet une restauration instantanée à partir d'une sauvegarde, garantissant que les informations critiques ne sont pas perdues. Les sauvegardes numériques peuvent être conservées sur site ou hors site pour une protection supplémentaire des informations vitales.
Satisfaction du personnel
En éliminant une grande partie du travail de routine lié à la comptabilité manuelle, la comptabilité informatisée permet au personnel de se concentrer sur des tâches plus variées et de réduire le temps consacré aux tâches ennuyeuses et répétitives telles que les calculs manuels. En conséquence, les employés peuvent s'attendre à une plus grande satisfaction au travail.
Coût initial
Malgré de nombreux avantages, un des inconvénients de la comptabilité informatisée est le coût initial de la mise en place du système. Alors que le prix des ordinateurs a chuté chaque année, les logiciels de comptabilité restent chers et peuvent coûter des milliers de dollars.
La formation du personnel
Les systèmes comptables informatisés nécessitent également une formation logicielle spécifique pour le personnel, entraînant des frais de formation supplémentaires pour l'entreprise et prolongeant le temps nécessaire au déploiement du système avant de pouvoir l'utiliser.
Fiabilité
Les systèmes de comptabilité informatisés sont par nature vulnérables aux problèmes tels que les virus informatiques, les pannes de courant et les pannes matérielles pouvant avoir une incidence sur la fiabilité et la disponibilité du système. La correction des problèmes informatiques entraînera une perte de temps et de productivité.
Problèmes de déploiement
L’incapacité de configurer correctement le logiciel de comptabilité ou de choisir le mauvais logiciel pour répondre aux besoins de l’entreprise peut entraîner des difficultés considérables pour l’entreprise.Des rapports inadéquats ou inexacts peuvent en résulter, nécessitant une perte de temps pour résoudre le problème ou déployer une nouvelle solution logicielle.
