Les informations critiques sur votre entreprise, telles que les modifications de politique ou les avis relatifs aux réunions à venir, doivent être communiquées à vos employés. Un moyen de diffuser l’information consiste à rédiger un mémo. Les mémos sont des documents simples qui fournissent des informations essentielles. Ils disent d'abord à vos employés de qui est le mémo, à qui il s'adresse et de quoi il s'agit, puis ils extraient le message dans le corps du mémo. Rédigez un exemple de mémo pour utiliser un modèle pour les futurs mémos.
Ouvrez un nouveau document sur le traitement de texte de votre ordinateur. Tapez "TO:" et incluez des parenthèses ou un autre indicateur pour indiquer que le nom d'une personne doit être entré dans ce champ. Appuyez deux fois sur la touche Entrée pour commencer une nouvelle ligne. Dans le second champ, tapez "FROM:" et incluez des parenthèses pour indiquer que le nom de l'expéditeur doit figurer dans ce champ. Appuyez deux fois sur la touche Entrée pour commencer une nouvelle ligne et tapez "RE:" ou "SUBJECT:" et incluez des parenthèses pour indiquer que le sujet de la note doit être renseigné ici.
Appuyez deux fois sur la touche Entrée et utilisez la touche de soulignement pour tracer une ligne tout au long de la page. Cela fera la différence entre le champ d’introduction ci-dessus et le champ d’explication - ou le corps du mémo - à écrire ci-dessous.
Écrire une phrase ou deux sous la ligne créée à l'étape 3 pour expliquer le rédacteur du mémo doit utiliser cet espace pour expliquer le contenu du mémo dans son intégralité.
À la fin de l’exemple de note de service, laissez à l’auteur le temps de signer son nom et de noter les pièces jointes.
