Les contributions commémoratives au lieu de fleurs sont un moyen courant d’honorer un employé après son décès. En plus de manifester de la sympathie pour la famille de l’employé, une contribution à la mémoire permet également à votre entreprise de contribuer à une bonne cause. Un don à un organisme de bienfaisance est souvent accompagné d'une lettre de contribution commémorative afin de s'assurer que le défunt est correctement honoré pour sa contribution.
Formater une lettre de contribution commémorative
Une lettre de contribution commémorative est un type de lettre officielle, ce qui signifie qu’elle doit contenir l’adresse de l’organisme de bienfaisance auquel le don sera fait, une salutation, un texte intégral et un bloc-signature officiel. La salutation peut être écrite «À qui de droit» si l’organisme de bienfaisance n’a pas indiqué de personne à qui diriger le don.
En plus d’inclure l’adresse de l’organisme de bienfaisance dans l’en-tête de la lettre, l’adresse d’un membre de la famille du défunt doit également être indiquée, car la plupart des organismes de bienfaisance informeront la famille du don dès réception. De plus, il est important d’inclure votre adresse dans la clôture de la lettre afin qu’un reçu d’impôt puisse vous être envoyé par l’organisme de bienfaisance.
Formulation d'un don commémoratif
Bien que la structure d’une lettre de contribution au mémorial soit formelle, le contenu de son corps peut être personnalisé. Commencez la lettre par le nom de l'employé à la mémoire duquel le don est donné, ainsi que le montant en argent du don et le nom de l'organisme de bienfaisance qui recevra le don. Indiquez également les informations spécifiées dans la notice nécrologique ou funéraire du défunt, telles que les fonds ou les bourses d'études spécifiques vers lesquels l'argent doit être dirigé.
Ajoutez plus de personnalisation à la lettre en montrant un lien entre l'organisme de bienfaisance et votre ancien employé. Cela pourrait inclure une histoire personnelle sur leur amour des animaux, si l’organisme de bienfaisance est une organisation de sauvetage d’animaux ou leur lien avec des enfants, si l’organisme de bienfaisance est un hôpital pour enfants, par exemple. Si aucun organisme de bienfaisance n'est spécifié par la famille, indiquez plutôt la raison pour laquelle l'organisme de bienfaisance a été choisi par votre entreprise et le lien entre le défunt et cette décision.
Montrez votre sympathie
En plus d’écrire une lettre de contribution commémorative à l’organisme de bienfaisance qui recevra le cadeau, il est également courant d’envoyer une carte de condoléances à la famille survivante du défunt. Inclure un message personnalisé à la famille, avec une note indiquant que vous avez contribué à une œuvre de charité à la mémoire du membre de leur famille.
Pas seulement une lettre d'affaires
Bien qu'une lettre de contribution au mémorial ait une forme et une fonction spécifiques, cela ne signifie pas pour autant qu'elle doit être impersonnelle. En fait, l'inverse est vrai. En combinant les informations que vous souhaitez transmettre avec de petits détails rappelant l'ancien employé, vous donnerez une impression chaleureuse d'une organisation attentionnée qui valorise ses membres.
