Les chefs de projet utilisent les plans de projet pour communiquer le statut des projets à une équipe de projet. Le plan de projet comprend les tâches, les activités, les jalons, les dépendances et les ressources nécessaires à la réussite du projet. Le chef de projet crée et gère le plan de projet. Certains chefs de projet utilisent un logiciel de gestion de projet pour gérer leurs plans de projet.
Développement
Les responsables de projet créent initialement le plan de projet en chargeant les activités requises. Ces activités concernent l'ensemble du projet et sont attribuées à différents membres de l'équipe de projet. En raison de la nature itérative du plan de projet, les responsables de projet peuvent mettre à jour le plan de projet tout au long du projet. Les activités constituent la structure de répartition du travail lorsqu'elles sont associées au calendrier et aux ressources du projet.
Éléments
Le plan de projet aide à organiser les différents plans contenus dans le plan de projet. Le plan de la portée du projet décrit la portée globale du projet. Le plan de planification détaille le calendrier du projet et les dates de début et de fin du projet. Ce plan décrit également les phases du projet dans son ensemble. Le plan de gestion des coûts comprend le budget du projet et une incohérence dans les détails du budget. Le plan de gestion de la qualité fournit des informations sur les détails opérationnels du projet. Les plans de dotation en personnel et de communication détaillent les ressources et quand et quelles communications sont envoyées à l'organisation et à l'équipe de projet.
Gestion des risques
La gestion des risques détaille également l'utilité d'un plan de projet. Selon le "corpus de connaissances en gestion de projet" du Project Management Institute, chaque projet comporte des risques. Le plan de projet décrit chaque risque et permet au chef de projet d’établir un plan de réduction des risques. Toutes les contraintes inhérentes au projet résident dans le plan de gestion des risques du plan de projet. Le chef de projet peut surveiller les risques dans le plan de projet et notifier les parties prenantes si nécessaire.
Exécution
Le plan de projet utilisé comme outil de communication fournit des informations sur le projet tout au long du projet. En exécutant le plan, le chef de projet travaille aux côtés de l'équipe de projet pour garantir l'exactitude de tous les éléments du plan. La gestion des ressources intervient lors de l'exécution du plan de projet tant qu'il y a des révisions budgétaires et des activités d'approvisionnement. Le chef de projet exécute et surveille les communications et l’allocation des ressources. Le chef de projet peut également reconnaître toute action corrective nécessaire à l'aide du plan de projet.
Les sorties
Les résultats du travail et les demandes de changement, deux résultats du plan de projet, aident le chef de projet à analyser les travaux achevés et à modifier la portée du projet. Le responsable utilise des mesures de qualité pour tester les résultats des travaux afin de s’assurer de l’adéquation des résultats. Les demandes de changement, liées à différentes facettes du projet, incluent souvent les modifications du calendrier, des coûts ou de la portée du projet, selon le "Guide d'étude professionnelle de la gestion de projet" de l'auteur Joseph Phillips.
