Les rapports d’activité sont souvent placés dans une reliure en plastique durable ou à l’aide d’une reliure spirale ou à l’aide d’un peigne afin de s’assurer qu’ils résisteront à plusieurs lecteurs. Le format de rapport utilisé par les gens d'affaires pour les rapports liés s'appelle "format manuscrit". Un rapport au format manuscrit comprend plusieurs sections: une page de titre, une lettre d'envoi, une table des matières, un résumé, une introduction, un historique du problème ou de la situation, une discussion, une solution, une conclusion, une œuvre citée et annexes.
Commencez le rapport en créant une page de titre. La page de titre peut être formatée de différentes manières, mais elle doit contenir le titre du rapport, le nom de l'auteur, le nom du destinataire et la date.
Créez la lettre d'envoi. Bien que le rapport puisse avoir plusieurs destinataires, la lettre d'envoi est adressée au responsable du comité ou à la personne la plus hiérarchisée. La lettre d'envoi introduit la mission et couvre les points principaux. Cela agit comme un résumé préalable pour le destinataire du rapport.
Rédigez le corps du rapport en commençant par l'introduction. L’introduction décrit l’objet du rapport, le problème dont vous discutez et son étendue. Par exemple, si le sujet du rapport est le manque de stationnement sur votre lieu de travail, vous décririez le problème de stationnement, la raison pour laquelle votre entreprise doit résoudre le problème et les parcs de stationnement dont vous parlez.
Créez une section intitulée Contexte et objectif qui traitera de toute information de fond pertinente. Le destinataire du rapport est peut-être déjà au courant de cette information, mais l'inclure dans ce rapport donnera au reste du comité une vue d'ensemble complète et démontrera votre connaissance du sujet. Pour l'exemple de stationnement, vous pouvez discuter du fait que les terrains étaient adéquats lorsque vous avez commencé, mais depuis la fusion de l'entreprise en 2004, les nouveaux employés ont eu des difficultés à trouver du stationnement.
Ecrivez une section qui traite des différentes solutions au problème. La direction voudra être informée de toutes les solutions possibles, ou de toutes les causes possibles dans le cas d'un rapport analytique, au problème. Couvrez chaque solution ou cause en détail et fournissez des preuves pour chacune d’elles.
Décrivez la meilleure solution ou la cause la plus probable. Si vous préconisez une solution, indiquez un budget et un échéancier pour que la direction ait une idée claire de tout l'argent et du travail nécessaires à la mise en œuvre de la solution. Si vous décrivez une cause très probable, expliquez ce que cela pourrait prendre pour remédier à la cause.
Rédigez une conclusion qui résume le rapport et réitère la nécessité de mettre en œuvre votre meilleure solution ou de vous attaquer à la cause la plus probable. Fournissez des informations sur l'action, telles que les dates pertinentes pour une réunion afin de voter sur la solution ou d'autres informations sur la réunion.
Créez une section de travaux cités qui répertorie toutes vos sources. Cela permettra à la direction d’en savoir plus sur le problème ou de vérifier vos faits.
Placez toutes les annexes, telles qu'une copie d'un sondage ou un schéma détaillé, à la fin du rapport.
Créez le résumé après la rédaction du corps du rapport. Ensuite, placez le résumé directement derrière la table des matières du rapport. Le résumé doit représenter environ 1/10 de la longueur du corps du rapport et donner un aperçu complet de l'ensemble du rapport. L'objectif du résumé est de fournir un résumé détaillé de l'ensemble du rapport au comité.
Écrivez la table des matières en dernier, mais placez-la derrière la lettre d'envoi. Lorsque vous avez terminé avec le corps du rapport, tapez toutes les en-têtes et sous-titres principaux et placez-les sur la table des matières, ainsi que leur numéro de page.
Lier le rapport. Si votre rapport ne sera lu qu'une ou deux fois, un couvercle en plastique transparent avec une reliure à glissière aura l'air professionnel et aura une durabilité suffisante pour quelques utilisations. Si votre rapport doit être plus durable, apportez-le à un magasin de copie et demandez-lui de le relier. Le centre de reprographie peut mettre une couverture en plastique de haute qualité sur le rapport et y insérer une reliure. Une reliure à peignes est une option appropriée et peu coûteuse, mais une reliure à spirale sera le choix le plus durable et le plus attrayant pour seulement quelques dollars de plus.
