Un grand livre (GL) contient cinq sections: actifs, passifs, capitaux propres, produits et charges. Chacune de ces sections est un livre comptable ou un livre distinct. Le GL est donc ce à quoi on fait référence quand on parle des livres de votre entreprise. Chaque livre de grand livre contient plusieurs comptes. Par conséquent, votre livre de dépenses contient ces comptes: loyer, téléphone, services publics d'électricité, fournitures de bureau et toutes les autres catégories de dépenses que vous pourriez avoir dans votre entreprise.
Articles dont vous aurez besoin
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12 mois de relevés bancaires
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Plan comptable (COA)
Organiser votre système de grand livre
Examinez vos relevés bancaires et dressez une liste des dépenses mensuelles régulières, trimestrielles et annuelles ainsi qu’une autre liste de dépenses variables telles que fournitures de bureau, marketing, loisirs et voyages. Utilisez ces listes pour configurer votre plan comptable.
Établissez votre plan comptable. Les différents grands livres de votre plan d’acquisition sont traditionnellement numérotés comme suit: Actifs 1000-1999, Passifs 2000-2999, Capitaux propres 3000-3999, Chiffre d’affaires 4000-4999, Coût des ventes 5000-5999, Frais de marketing et des actifs incorporels, 7000 -7999 autres revenus, 8000-8999 dépenses administratives, de voyage, de personnel et autres.
Le registre des dépenses marketing et incorporelles peut inclure 6000-6099 frais généraux, 6100 annonces, 6200 honoraires financiers, 6300 dons de bienfaisance, 6400 amortissements, 6500 avantages du personnel, 6600 impôts, 6700 assurances. Chaque catégorie sera ensuite divisée en sous-catégories numérotées telles que l'assurance des officiers et des administrateurs, l'assurance contre les erreurs et les omissions, l'assurance de la responsabilité, l'assurance du véhicule et toute autre assurance que vous souscrivez.
Le registre des dépenses administratives, de voyage, de personnel et diverses peut inclure des sous-catégories telles que 8100 loyers, 8200 services publics d’électricité, 8300 Internet, 8400 téléphones, 8500 juristes, comptables et consultants, 8600 salaires et traitements, 8650 taxes sur la masse salariale, 8700 fournitures de bureau, 8800 les réparations et l’entretien, ainsi que d’autres dépenses liées aux activités commerciales.
Prenez l'une de vos factures actuelles, une facture de services publics. Marquez votre numéro de compte général sur celui-ci. Recherchez sous la catégorie administrative, voyages, personnel et autres de votre COA et recherchez la catégorie 8200 services publics d'électricité. Si vous séparez les utilitaires de votre entrepôt de ceux du bureau et de la salle d'exposition, vous devez créer des numéros de compte pour chacune de ces catégories afin que votre facture de service d'entrepôt puisse être 8220, le bureau 8230 et la salle d'exposition 8240.
Conseils
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Un logiciel de comptabilité, comme QuickBooks, a éliminé bon nombre des tâches de base de la comptabilité, telles que la configuration du grand livre et du plan comptable, mais vous pouvez consulter votre comptable pour vous assurer que vous configurez votre COA correctement. La raison d'être de l'ACO est d'organiser les différents types de revenus et de dépenses à des fins fiscales.
Attention
Ne confondez pas le terme "compte" dans la comptabilité avec le compte bancaire. En comptabilité, il s’agit d’un système ou d’une organisation des écritures en catégories afin de faciliter leur séparation afin de faciliter la préparation de la déclaration de revenus de fin d’année.
