Lorsqu'une entreprise se constitue, elle dépose les statuts auprès d'un organisme public. Les statuts deviennent des informations accessibles au public. L'ignorance de leur nature publique peut entraîner la divulgation par inadvertance d'informations personnelles.
Où trouver des articles
Les auteurs de la constitution déposent les statuts de la société auprès du secrétaire d’État ou d’un autre organisme public spécifié dans le code des sociétés de cet État. Toute personne peut obtenir une copie des statuts de toute entreprise en payant une redevance modeste à l'agence de dépôt. En Arizona et dans certains autres États, des copies numérisées des statuts de constitution sont disponibles gratuitement en ligne.
Publication
Les procédures de dépôt spécifiques varient selon les États. Outre le dépôt auprès de l’organisme public, les fondateurs peuvent être amenés à publier les articles dans un journal local. Une obligation de publication fera circuler le texte des articles à toute personne qui obtient cette édition du journal.
Informations divulguées
Les statuts constitutifs indiquent le nom de la société, le nombre d’actions qu’il est autorisé à émettre, ainsi que le nom et l’adresse municipale d’un mandataire. Selon le lieu de constitution de la société, la loi peut exiger que les articles contiennent des informations supplémentaires. Les adresses sont une source de préoccupation commune. Un dirigeant ou un administrateur peut indiquer l'adresse de son domicile sans se rendre compte que cela deviendra un document public.
Autres documents d'entreprise
Après la constitution de la société, la loi en vigueur peut exiger le dépôt de rapports annuels répertoriant les dirigeants et les administrateurs, ainsi que d’autres informations. Les rapports annuels deviennent également accessibles au public. La plupart des autres documents d'entreprise restent confidentiels, notamment les statuts, les procès-verbaux et les conventions d'actionnaires.
