Lorsque les entreprises déterminent la nécessité d’acquérir des matériaux ou de faire exécuter des réparations, l’acheteur ou le propriétaire demandera une offre - ou une estimation du coût des fournitures et / ou une étendue spécifique des travaux. Il est habituel pour le propriétaire ou l'agent de demander une offre à plusieurs sociétés concurrentes afin de localiser le meilleur fournisseur. Lorsque l’entrepreneur retenu est choisi, il est de la courtoisie professionnelle d’avertir les soumissionnaires non retenus de vos intentions. N'oubliez pas que vous souhaiterez peut-être que les fournisseurs soumissionnent pour vos projets futurs.
Contexte
Le premier processus d'obtention d'un devis, connu sous le nom de demande de devis, consiste à définir l'étendue des travaux. En tant que responsable des achats examinant et rejetant les offres soumises, vous devez savoir exactement quel travail doit être effectué et quel est le résultat attendu, afin que l’information puisse être transmise à l’entreprise qui présente les données.
Le propriétaire ou l'acheteur voudra également avoir à l'esprit une idée du coût du projet. Si vous recherchez et estimez qu'une réparation de toit dans une prison de comté devrait coûter moins de 350 000 dollars, et que les offres retournent toutes à plus de 500 000 dollars, vous devez en examiner les détails. Vous pourriez avoir un budget irréaliste, ou les sociétés soumissionnaires pourraient simplement être trop cher.
La lettre de rejet
Si les enchères sont trop élevées, refusez-les. En vous rappelant que vous voudrez peut-être faire affaire avec ces entreprises à l’avenir, vous ne voulez pas les laisser se demander. Il est professionnel et courtois d’envoyer une lettre de rejet de formulaire standard.
La demande de nouvelle offre
Il peut y avoir des moments où une proposition est hors de propos. Peut-être que le représentant des ventes ou l'entrepreneur a mal compris l'étendue du travail, ou peut-être avez-vous décidé d'éliminer une partie du travail. Envoyez une lettre appropriée demandant une nouvelle offre. Dans votre document, proposez des suggestions, des éclaircissements ou des modifications au soumissionnaire.
Rejeter tous
À l'occasion, il est possible que toutes les offres arrivent trop haut. Dans ce cas, vous devez envoyer une lettre à tous les soumissionnaires pour les informer que toutes les offres sont refusées et les informer de la date à laquelle les nouvelles soumissions seront acceptées.
Élimination pour spécification
Certaines entreprises, en particulier les organisations à but non lucratif, doivent adhérer à un processus de proposition très détaillé. L'Université du Tennessee, par exemple, demande aux soumissionnaires de soumettre leur proposition dans une enveloppe identifiée avec le nom, l'adresse, le numéro de demande de devis et les informations de licence du soumissionnaire. Lorsque vous recevez des devis qui ne contiennent pas les informations pertinentes demandées, renvoyez simplement la soumission avec un court formulaire expliquant que le processus de soumission n’a pas été suivi correctement.
