Une fois qu'un projet est terminé, il ne reste plus qu'à analyser ce qui s'est bien passé, ce qui n'a pas bien fonctionné et ce que l'équipe peut faire pour rendre les futurs projets plus performants. Cela se fait généralement dans un rapport post mortem. Une condition préalable inestimable à une réunion finale post-projet est un rapport post mortem qui donne des exemples spécifiques et de nombreux détails sans être trop négatif ou trop élogieux.
Structure et style
Une structure de rapport officielle avec des titres et sous-titres bien définis vous aidera à présenter des informations factuelles et analytiques de manière claire et concise. Le laboratoire d'écriture en ligne de l'Université Purdue vous suggère d'écrire l'intégralité du rapport en utilisant une seule police standard, telle que Arial ou Times New Roman. Utilisez des listes chaque fois que vous le pouvez et utilisez des espaces entre les sections et à l’intérieur des sections pour faciliter la lecture du rapport. Utilisez correctement le temps grammatical: utilisez le passé pour expliquer les procédures et le présent pour généraliser et énoncer les résultats du projet.
Introduction et objectifs
Utilisez la section d'introduction pour décrire les objectifs de rapport post-mortem. La plupart des rapports visent à atteindre quatre objectifs principaux: examiner et déterminer si le projet aboutit, identifier les points forts et les réalisations, signaler les problèmes importants, discuter de la tactique de résolution des problèmes et exposer les points essentiels à retenir. Le formatage de ces objectifs sous forme de liste à puces constitue également un bon moyen de définir la structure du rapport.
Paramètres et objectifs
Présentez les informations et les objectifs de projet fondés sur des faits dans la section suivante. Organisez les informations factuelles (telles que le titre, le nom du responsable du projet, la date de début, les dates d'achèvement prévues et réelles) sous forme de tableau. Résumez le projet dans un bref récit. Incluez des informations telles que le type, le but et les buts et objectifs du projet, ainsi que le budget, les mesures d’évaluation de référence et les contraintes ou limitations auxquelles le projet a été confronté.
Analyse et évaluation de performance
L'information sur la performance est la «viande» du rapport. Utilisez des récits et des listes à puces pour décrire les principales réalisations et questions. Dans la sous-section Réalisations du projet, décrivez ce qui a bien fonctionné et ce qui a bien fonctionné, et discutez des pratiques - telles qu'un calendrier de réunion hebdomadaire ou la possibilité de communiquer par messagerie instantanée - que l'équipe a trouvées particulièrement utiles pour mener à bien le projet à temps. Dans la sous-section Problèmes clés, décrivez ce qui ne va pas, quelles sont les politiques et procédures qui ont posé problème et les problèmes rencontrés par l’équipe. Parlez de la façon dont ces problèmes ont affecté certains aspects du projet, tels que le budget et le calendrier, et décrivez ce que l'équipe a fait pour les surmonter ou les gérer.
Évaluation et plats à emporter
Terminez le rapport avec une évaluation globale du projet et une analyse à emporter. Un système de notation en cinq à dix points qui évalue les aspects critiques du projet (performance, adhésion de la direction à la portée et communication) peut créer un affichage visuel utile. Enfin, décrivez les leçons apprises, spécifiez les meilleures pratiques développées et mises en œuvre au cours du projet et fournissez des suggestions pour des améliorations continues.
