Au cours de la plupart des transactions commerciales, les clients sont tenus de payer lors de l’achat des biens ou de la prestation des services. Certaines sociétés permettent aux clients d’envoyer leurs paiements après coup, alors que d’autres leur permettent d’effectuer des versements échelonnés dans le temps. Cela fonctionne bien la plupart du temps et peu d'entreprises ont des problèmes avec un grand nombre de clients non payants. Toutefois, lorsque des problèmes de paiement se posent, les entreprises doivent prendre les mesures appropriées pour recevoir le paiement. L'une des premières étapes est souvent une lettre demandant le paiement.
Mettez votre nom ou le nom de l'entreprise, l'adresse, les informations de contact, telles que le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, ainsi que la date en haut à droite de la page. Vous pouvez utiliser le papier à en-tête de la société centré en haut de la page au lieu de taper vos informations, mais vous devez tout de même inclure la date à droite.
Placez le nom du client, son adresse et son numéro de compte, le cas échéant, six lignes à partir du haut de la page, à gauche.
Indiquez le montant que le client doit au premier paragraphe. Commencez la lettre par une déclaration du type "Cette lettre consiste à demander un paiement d’un montant de (blanc)". Indiquez au client la date à laquelle il était censé envoyer le paiement.
Indiquez au client la date à laquelle il doit vous envoyer le paiement. Indiquez si vous souhaitez accepter un paiement moins élevé ou élaborer un plan de paiement.
Informez le client des conséquences du non-paiement continu dans le deuxième paragraphe. Cela inclut les frais, les augmentations de taux d’intérêt, les poursuites ou l’envoi de comptes aux agences de recouvrement.
Remerciez le client pour ses affaires et pour l’attention qu’il a portée à la question du dernier paragraphe. Invitez-le à vous contacter avec des questions. Tapez votre nom complet et le titre de votre travail au bas de la page. Mettez votre signature au dessus de votre nom tapé.
