Les bénévoles et le personnel administratif des organisations où ils travaillent doivent garder une trace de leurs heures de bénévolat pour diverses raisons. Les bénévoles peuvent avoir besoin d’heures pour obtenir des crédits académiques ou pour satisfaire aux exigences d’un tribunal ou pour d’autres raisons. Garder une trace du nombre d'heures de bénévolat donné est important pour les organisations à but non lucratif pour les subventions et les rapports des donateurs. Il existe plusieurs moyens relativement faciles de suivre vos heures de bénévolat.
Garder une trace des heures de bénévolat
Tenez un petit journal dans votre sac à main ou dans la boîte à gants de votre voiture. Notez vos heures chaque fois que vous terminez un quart de travail bénévole. Comptez vos heures chaque fois que vous avez besoin de l'information.
Créez une base de données personnelle sur les heures de bénévolat. Configurez une base de données simple en utilisant Excel ou Access sur votre ordinateur personnel. Entrez vos heures de bénévolat quotidiennement ou une fois par semaine. Rendez votre base de données aussi simple ou aussi complexe que nécessaire. Le modèle de base ne nécessiterait que trois ou quatre champs.
Renseignez-vous auprès du coordinateur des bénévoles ou d'un autre administrateur de l'organisation où vous faites du bénévolat et demandez-lui de vous transmettre vos heures de bénévolat (chaque année ou chaque fois que vous en avez besoin). Aujourd'hui, presque toutes les activités de bénévolat nécessitent une sorte de connexion (souvent via un portail en ligne) ou un autre enregistrement. Elles doivent donc disposer de la documentation relative à vos heures de bénévolat.
