S'adresser correctement à une lettre professionnelle est important pour apparaître en tant que professionnel et créer un bon départ pour une lettre. Une lettre commerciale mal adressée montre que l'auteur est soit paresseux, soit sans instruction. Une lettre professionnelle ne ressemble pas à une lettre adressée à un ami et doit être adressée différemment. Les lettres commerciales suivent toujours un format facile à reproduire après l’écriture d’une ou deux de ces lettres. Enregistrez la lettre commerciale sur votre ordinateur et remplacez les informations pour créer un modèle pour les lettres futures.
Écrivez l'adresse de l'expéditeur et l'adresse du destinataire dans une police de 12 points, dans un type de police facile à lire, tel que Times New Roman. Des programmes tels que Microsoft Office proposent un assistant courrier et des modèles au formatage adéquat. Dans Microsoft Office 2010, sélectionnez le bouton "Fichier", puis cliquez sur "Nouveau" et créez une nouvelle lettre ou ouvrez un modèle.
Utilisez le papier à en-tête de votre entreprise qui comprend votre nom et votre adresse pour rédiger la lettre. Si aucun en-tête n’est disponible, inscrivez votre adresse complète en haut à gauche, y compris l’adresse municipale, la ville et le code postal.
Écrivez la date à deux pouces du haut, alignée à gauche. Si vous utilisez du papier à en-tête de la société, la date apparaît sous le papier à en-tête. Si vous tapez simplement votre adresse, la date passe directement sous votre adresse. Si vous écrivez la lettre sur quelques jours, écrivez la date à laquelle la lettre a été finie. Ecrire le mois et inclure l'année. Par exemple, une lettre écrite le 30 juin 2009 serait datée du 30 juin 2009.
Inscrivez l'adresse du destinataire sous la date, justifiée à gauche. Inclure le titre spécifique et le nom de la personne que vous écrivez. Écrivez l’adresse au format Service postal américain.
Ecrivez une salutation en dessous de l'adresse. Ceci est généralement cher (la personne utilisée dans l'adresse). N'écrivez au prénom de la personne que si vous la connaissez bien; sinon, utilisez M., Mme, Mme ou le docteur. Si vous n'êtes pas sûr du sexe de la personne, écrivez uniquement les prénom et nom de la personne. Utilisez "À qui de droit" en guise de salutation si vous n'avez pas de nom spécifique pour le destinataire. Utilisez un colon après la salutation.
