Écrire des lettres d'affaires peut être délicat. Vous vous asseyez pour lancer une brève lettre et boom, vous êtes perplexe juste dans la salutation. Ecrire à une personne a assez de problèmes si vous ne connaissez pas le nom ou le sexe de la personne. Lorsque vous ajoutez quelques personnes, les questions se multiplient. À combien de personnes écrivez-vous? Deux, trois ou une foule? Les connaissez-vous par leur nom? Sont-ils vos copains proches ou des connaissances passagères? Heureusement, il existe des règles et des directives pour toutes ces situations.
Écrire à deux ou trois
Si vous écrivez à deux ou trois, c'est une réponse facile: écrivez simplement leurs noms. Si vous les connaissez bien et que vous vous appelez par leur prénom, vous pouvez utiliser leurs prénoms, tels que "Dear Will, Kiersten and Pat."
Si vous ne les connaissez pas bien ou si vous n'êtes pas sûr que les prénoms soient appropriés, utilisez plus de formalité: "Cher M. Sothers, Mme Thompson et Mme Crump." En général, on ne vous reprochera pas d'être trop formel, mais les sourcils se lèveront si vous êtes trop informel.
Écrire à un groupe
Lorsque vous écrivez à plus de trois personnes, épeler des noms semble compliqué. Les gens ont tendance à penser qu'ils font partie d'une longue liste. Mieux vaut utiliser un terme de groupe tel que "Chère équipe" ou "Chers collègues." C'est drôle de voir comment épeler les noms d'un groupe peut leur faire sentir qu'ils font partie d'un groupe, mais "Dear Team" leur donne l'impression d'appartenir au groupe; ils font partie de l'équipe. "Chers collègues," dit-vous que vous les considérez dignes d'être un collègue, un participant égal et précieux.
Cependant, n'utilisez pas "Cher Collègues" lorsque vous écrivez à des personnes qui sont vos supérieurs. Techniquement, ce sont vos supérieurs, pas vos collègues. Mais s’ils font aussi partie de l’équipe, alors "Dear Team" fonctionnerait bien.
Comment nommer des noms
Si possible, écrivez aux gens par leur nom. Par exemple, si plusieurs personnes vous ont écrit sur un sujet et que vous souhaitez écrire, essayez de trouver et d'utiliser leurs noms. Si vous postulez pour un emploi ou si vous voulez impressionner quelqu'un, découvrir ses noms montre que vous feriez des efforts supplémentaires dans votre travail s'il était embauché. Connaissez-vous quelqu'un au sein de l'entreprise qui pourrait connaître le nom du personnel des ressources humaines impliqué?
Une autre idée est d'aller sur le site Web de l'organisation et de voir si le directeur ou le responsable du département est répertorié. Si c'est le seul nom que vous voyez, vous pouvez adresser la lettre comme suit: "Cher M. Burns et collègues" ou "Cher M. Burns et membres du comité de sélection". Si vous ne trouvez pas de noms spécifiques, écrivez "Chers membres du comité de sélection", ça ira. Bien que vous puissiez écrire "Cher comité de sélection", ajouter "membres du" donne une touche spéciale. "Membres" reconnaît que vous les considérez comme des individus et non comme un seul grand comité anonyme.
Se déplacer entre les sexes
Avec des noms tels que John, Maryann, Wayne et Daisy, il est facile de connaître leur sexe. D'autres noms peuvent vous laisser deviner, comme Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew et Alex. Parfois, leur orthographe les trahit. Par exemple, Adrian est généralement un homme, tandis qu'Adrienne est une femme. Mais les noms défient les règles d’orthographe habituelles. Si vous ne le savez pas, ne supposez pas.
Si quelqu'un que vous connaissez connaissez peut-être la personne en question, vous pourrez peut-être le savoir. En outre, consultez le site Web pour voir si la personne est décrite et désignée comme telle. Une recherche générale sur le nom sur Internet pourrait également apporter des réponses. Si tout cela ne répond pas à la question de genre, il est acceptable d'écrire "Cher Chris Trainor".
À qui ou pas
Bien que "À qui de droit" semble rigoureux et très formel, c'est toujours un salut accepté à utiliser lorsque vous ne savez pas à qui vous écrivez.
Par ailleurs, "Chers Messieurs" est obsolète. C'est un piège grammatical qui est un vestige de l'époque où les entreprises étaient un domaine réservé aux hommes. "Chers Messieurs" est inapproprié aujourd'hui car votre lettre pourrait très bien être reçue par une femme. "Chers Messieurs ou Madames" reconnaît au moins qu'une femme peut être un destinataire, mais cela sonne toujours à l'ancienne. Tout d’abord, personne n’est plus considéré comme monsieur ou madame, sauf peut-être par son majordome ou son chauffeur. Si vous n'avez pas de nom et n'avez aucune idée de leur sexe, essayez quelque chose de différent, comme "Salutations" ou "Bonjour". Ceux-ci sonnent bien et sont appropriés au genre.
Les bonnes manières comptent aussi dans les courriels
Dans tous les cas, à l'exception des cas les plus formels, il est acceptable d'envoyer une lettre électronique au lieu de la poster. De nombreuses offres d'emploi suggèrent une réponse par courrier électronique. Le courrier électronique est une forme de communication plus détendue, mais comme dans une lettre d'accompagnement, les règles de la grammaire et de l'étiquette s'appliquent toujours. Les erreurs et les fautes d'orthographe seront remarquées et vous serez jugé par elles.
Les mêmes directives s'appliquent lorsque vous écrivez à deux ou trois personnes ou à un groupe. Toutefois, lors de l'envoi d'un courrier électronique, il est important de mettre les adresses électroniques dans le champ "Cci" plutôt que dans le champ "À". Beaucoup de gens ne veulent pas que leurs adresses électroniques deviennent publiques, en particulier lorsqu'il est si facile de transmettre un courrier électronique avec les informations de contact de chacun à la vue de tous. "cci", qui signifie "copie carbone invisible", signifie que vous pouvez voir l'adresse, mais pas les autres destinataires.
