Même si une société sans numéraire pourrait être le scénario idéal pour les futuristes, les propriétaires d’entreprises de commerce de détail savent que de nombreuses personnes utilisent encore de l’argent et des chèques pour leurs achats quotidiens. Si vous avez un type de magasin ou de restaurant, il est probable que vous ayez une pile de chèques et d’argent à traiter à la fin de chaque jour ouvrable. Votre banque ou votre institution financière voudra que vous remplissiez des bordereaux de dépôt professionnels assortis à tous vos dépôts. Cela fournit un enregistrement qui vous protège, ainsi que la banque, en cas d'erreur comptable.
Meilleures pratiques pour le traitement des espèces
Sauf si vous êtes un propriétaire-exploitant sans employés, il est essentiel que vous pratiquiez la double garde pour toutes les procédures de traitement de l'argent. Cela signifie que chaque fois que vous comptez de l'argent pour sa destination finale (ou pour le remettre à quelqu'un d'autre, comme dans un tiroir-caisse), vous devez toujours inclure deux personnes pour compter et vérifier les totaux entre eux.
Une fois que vous avez compté votre argent et rempli le bordereau de dépôt, placez-le dans un sac de dépôt et verrouillez-le. Ne laissez jamais de l'argent en vrac dans un tiroir de bureau ou dans une autre cachette sans raconter la totalité du montant. Une fois que vous avez verrouillé le sac, vérifiez le verrou pour vous assurer qu'il ne peut pas être ouvert de force. Cela garantira que le montant que vous avez compté est le même montant que celui qui parviendra à la banque lors du dépôt.
Utilisez les bons de dépôt des entreprises
Presque toutes les banques et institutions financières fourniront des bordereaux de dépôt préimprimés pour votre entreprise. La plupart d'entre eux factureront ce service. Vous voudrez peut-être magasiner en ligne pour voir si vous pouvez commander des versions moins chères par courrier électronique. Quelle que soit la source, les bordereaux de dépôt doivent inclure les nom et adresse de votre entreprise, les informations de votre banque, ainsi que votre numéro de compte et votre numéro d'acheminement bancaire.
Remplir des bordereaux de dépôt d'entreprise
Remplissez les lignes vierges sur le feuillet qui sont fournies pour les espèces et les chèques. Commencez avec de l'argent, ce qui sera indiqué sur la première ligne. Écrivez le total, y compris les dollars et les cents. Vérifiez deux fois pour vous assurer que vous avez écrit le montant exact sur le feuillet.
Il peut être fastidieux de lister les chèques sur un bordereau de dépôt, en particulier si votre entreprise en reçoit un grand nombre chaque jour, mais il est important que vous saisissiez chaque chèque. Votre bordereau de dépôt comportera un petit nombre de lignes au recto pour la saisie de chèques, ainsi qu'un plus grand nombre de lignes au verso du bordereau. Entrez les contrôles sur le recto du bordereau jusqu'à ce que vous manquiez d'espaces, puis continuez en utilisant le verso.
Sous la dernière case pour les chèques au recto se trouve un emplacement pour le sous-total du dépôt de chèques. Additionnez le montant de tous les chèques que vous déposez ce jour-là et entrez ce total dans cet espace. Ajoutez ce sous-total au montant en espèces de votre dépôt et placez ce total final au bas du bordereau de dépôt dans l'espace prévu à cet effet.
Une fois que vous avez rempli l'intégralité du bordereau de dépôt, signez votre livret de dépôt professionnel et faites-le signer ou parapher par la personne qui en vérifie le décompte. Signez ou tamponnez le dos de tous les chèques pour les approuver. Placez le bordereau de dépôt avec les chèques endossés et l'argent dans un sac de dépôt et verrouillez-le en le plaçant dans un endroit sûr jusqu'à ce que vous puissiez effectuer le dépôt.
