Les lettres d’information sont un excellent moyen pour les entreprises et les organisations de transmettre régulièrement des informations à leurs employés, à leurs membres ou à leurs clients. Ils peuvent reconnaître les réalisations de personnes ou fournir des détails sur les nouvelles règles ou les nouveaux événements. Certaines lettres d’information sont imprimées et envoyées par la poste, mais de nombreuses lettres d’information sont distribuées par voie électronique.
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Editer une newsletter
Ecrire ou assigner les articles. Beaucoup de lettres d'information sont des opérations à une personne et l'éditeur rédige toutes les histoires. Les lettres d’information destinées aux grandes entreprises ou organisations peuvent avoir du personnel comprenant des rédacteurs désignés. Dans les deux cas, l’une des principales responsabilités de l’éditeur est de développer des idées de reportage. Un éditeur de bulletin d'information doit avoir une connaissance approfondie du sujet et une idée précise des articles qui intéresseront les lecteurs.
Éditez les articles écrits ou soumis. Une bonne édition commence par une vérification orthographique et s’assure que tous les noms sont épelés correctement. Cela implique également de s’assurer que les articles sont écrits pour les lecteurs qui intéressent, ce qui signifie que les phrases et les paragraphes ont un sens et qu’ils s’écoulent sans heurts et que les articles sont écrits en voix active au lieu de voix passive. Certaines lettres d’information utilisent un style formel tandis que d’autres sont écrites de manière informelle et conçues pour favoriser la conversation.
Concevez les pages de la newsletter. La conception de la page est un élément clé pour susciter l’intérêt du lecteur. Les logiciels conçus pour la conception des newsletters permettent aux éditeurs de choisir facilement des polices d’article ou de titre et d’ajouter des photos, des règles de colonne, du texte encadré et d’autres éléments graphiques. De nombreux logiciels de traitement de texte ou de logiciels graphiques fournissent des modèles afin que les éditeurs ne soient pas obligés de créer leurs propres conceptions. Les bulletins conçus pour la distribution par courrier électronique ou en ligne comportent souvent des liens hypertextes vers d'autres articles et informations.
Relisez le bulletin d'information rempli. C'est la dernière chance pour un éditeur de détecter les erreurs qui auraient pu être omises lors de l'édition initiale. Outre une autre vérification de l'orthographe et de la clarté de l'article, l'éditeur doit revoir tous les titres, légendes de photos, liens en ligne et éléments de conception. De nombreux rédacteurs en chef souhaitent imprimer une copie papier de la lettre d’information pour la relecture, car ils estiment qu’il est plus facile de détecter les erreurs.
Distribuez la newsletter. Les lettres d’information peuvent être envoyées par courrier électronique, fax ou courrier postal. Ils peuvent être affichés sur un site Web pour être lus ou téléchargés. Les éditeurs sont souvent responsables de la distribution, c'est-à-dire de la gestion des listes de destinataires et de l'envoi par courrier électronique, télécopie, publication ou impression et envoi du produit fini.
Conseils
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Les meilleurs bulletins d'information contiennent des articles courts et vivants qui fournissent des informations sans que le lecteur ne travaille pour l'obtenir. Les bulletins mal conçus ou mal rédigés seront généralement ignorés.
