La gestion centralisée de la trésorerie fait référence à la pratique consistant à traiter toutes les transactions financières à partir d’un seul emplacement, plutôt que de laisser les transactions financières entre les mains de différents emplacements. Par exemple, votre société peut choisir de gérer toutes les transactions financières à partir du bureau principal à Seattle, plutôt que de laisser les bureaux satellites de tout le pays gérer leurs finances individuellement. Bien que la gestion centralisée de la trésorerie offre certains avantages, tels que l'amélioration de la surveillance financière, elle crée également des inconvénients.
Incompatibilité logicielle lors des extensions
Bien que les éditeurs de logiciels aient pris des mesures pour améliorer les complications qui se produisent lorsque différents programmes tentent de se parler, les problèmes d’interopérabilité pèsent toujours sur les entreprises. Ce problème s'avère souvent particulièrement problématique lors des fusions. Si votre entreprise acquiert une autre entreprise exploitant un logiciel de comptabilité ou de tenue de livres différent, la mise en œuvre de la gestion centralisée de la trésorerie au sein de l’entreprise implique souvent une refonte complète de l’infrastructure informatique financière de l’autre entreprise. De telles révisions nécessitent du temps, de la main-d'œuvre et des coûts.
Impact accru des problèmes logiciels
En supposant que votre système de gestion de trésorerie fonctionne parfaitement, les employés devraient recevoir leur rémunération en un tour de main. Peu de systèmes informatiques et de progiciels restent sans problèmes tout au long de leur vie. Les mises à jour logicielles et même les microprogrammes défectueux peuvent provoquer le blocage des programmes, l’alimentation en données et le gel des systèmes. En outre, une erreur de l'utilisateur dans la gestion ou la manipulation du logiciel de gestion de trésorerie ou même des données peut retarder les paiements à chaque employé et à tous vos fournisseurs. La gestion de la trésorerie distribuée et sur papier souffre également de problèmes d’erreur utilisateur, mais elle limite le problème à un groupe plus petit ou à une seule installation, plutôt qu’à l’ensemble de votre organisation.
Ajustements pour plusieurs fuseaux horaires
La gestion centralisée des espèces crée des problèmes de synchronisation si votre entreprise est active dans plusieurs fuseaux horaires ou à l’international. En supposant que votre entreprise paie tous les employés à la même date, votre système doit prendre en compte le moment où les banques arrêtent de traiter les transactions sur tous les fuseaux horaires pertinents et prendre en compte les délais de paiement des employés travaillant sur la ligne de date internationale. Plutôt que d'envoyer un seul paiement de masse, comme si tous les employés vivaient localement, votre entreprise doit gérer plusieurs paiements de masse sur plusieurs heures.
autres considérations
De nombreuses petites entreprises utilisent la gestion centralisée de la trésorerie par défaut car l’entreprise n’a qu’un seul emplacement. Si vous décidez d’agrandir sans mettre en œuvre la gestion centralisée de la trésorerie à l’époque, vous pouvez préparer votre entreprise à une éventuelle modification en installant un logiciel identique sur tous vos sites. Cela élimine le problème d'interopérabilité avant qu'il ne commence et vous permet d'importer des données à volonté de n'importe lequel de vos sites commerciaux. Le fait de maintenir un système de gestion de trésorerie distribué complique le travail de vos agents financiers, qui doivent collecter et évaluer des informations financières provenant de toutes les sources afin de déterminer la situation financière de votre entreprise.
