Même avec un système de paie automatisé, des erreurs se produisent. Il n’est pas rare pour un employeur californien de surpayer accidentellement un salaire ou un salaire à un employé. Récupérer le trop-payé n'est pas aussi simple que de prendre une déduction du chèque de paie. Les employeurs doivent obtenir l’approbation écrite des employés pour procéder à la déduction et se conformer aux règles du salaire minimum et du salaire final.
Aucune déduction pour trop-payés
En règle générale, les employeurs ne sont pas autorisés à déduire les trop-perçus de salaire de leur chèque de paie ultérieur. Cet article est régi par l'article 221 du code du travail de la Californie, qui interdit aux employeurs d'instituer des retenues mensuelles pour compenser les trop-payés erronés.
Exceptions à la règle
Il existe une exception à la règle qui interdit les déductions ultérieures. Si un employeur obtient l'approbation de l'employé, il peut recouvrer le trop-perçu de salaire. Cependant, cette autorisation doit être exprimée par écrit et l’employé n’a pas à l’accepter. La convention peut être conclue avant ou après l’erreur, mais elle doit être signée avant que l’employeur effectue la déduction pour récupérer le paiement.
Restez au-dessus du salaire minimum
Le recouvrement des trop-payés est autorisé à condition que le salaire de l'employé ne tombe pas en dessous du salaire minimum en fonction des heures travaillées au cours de la période de paie. Le salaire minimum en 2015 en Californie est de 9 $ l'heure. Par exemple, supposons qu'un employé gagne un salaire de 1 000 dollars par semaine et que son employeur lui verse par inadvertance une somme supplémentaire de 700 dollars. Si elle travaille 40 heures la semaine prochaine, elle doit recevoir un minimum de 360 $ - 9 $ multiplié par 40 heures - pour cette semaine. Cela signifie que l'employeur ne peut récupérer l'intégralité des 700 dollars du salaire de la semaine prochaine, car cela la placerait sous le salaire minimum.
Évitez les chèques de paie finaux
Même si un accord volontaire est conclu, les employeurs ne peuvent pas récupérer le trop-payé du dernier chèque de paie d'un employé. Cela a été décidé dans Barnhill v. Robert Saunders lorsqu'un employeur a tenté de recouvrer un emprunt auprès d'un employé de son dernier chèque de paie. Les employeurs qui tentent de déduire des montants du dernier chèque de paie d'un employé peuvent être passibles de sanctions importantes. Les employés qui ne reçoivent pas les derniers chèques à temps ou au bon montant ont droit à des pénalités de temps d'attente. Les pénalités pour temps d'attente représentent l'équivalent d'un jour de salaire des employés pour chaque jour où le salaire final n'est pas immédiatement payé.
