Internal Revenue Service oblige les entreprises à soumettre des déclarations informelles sur les paiements effectués pour certaines transactions. Un formulaire de déclaration de renseignements IRS, le formulaire 1099, propose 17 variétés différentes selon le type de paiement à déclarer. Par exemple, une société peut utiliser un 1099-C pour signaler une dette annulée ou un 1099-DIV pour déclarer des paiements de dividendes. Selon l'IRS, toutefois, la déclaration de renseignements la plus couramment utilisée est la 1099-MISC. Les entreprises peuvent vouloir établir une liste de contrôle 1099 pour aider à décider s’il est nécessaire d’émettre un formulaire 1099 – MISC à la fin de l’année.
Avez-vous effectué des paiements à des entrepreneurs indépendants?
Les employés d’une entreprise reçoivent un formulaire W-2 en fin d’année et non un formulaire 1099-MISC. Avez-vous retenu l’impôt sur le revenu, l’assurance-maladie et la sécurité sociale dans vos revenus? Avez-vous payé les taxes de chômage, l'assurance contre les accidents du travail et la part de l'employeur de Medicare et de la sécurité sociale? Saviez-vous où et quand la personne travaillait, l'ordre et la méthode de travail ou quels assistants elle pouvait embaucher? Avez-vous fourni des outils, des fournitures ou du matériel, ou dicté où le travailleur doit acheter ces articles? Avez-vous remboursé les dépenses du travailleur, lui avez-vous payé des vacances et des congés de maladie, payé son assurance ou contribué à son régime de retraite? Si la réponse à l'une de ces questions est «oui», il est peut-être un employé aux yeux de l'IRS. Sinon, si vous avez payé au moins 600 $ à une personne, émettez-lui un 1099-MISC.
Avez-vous payé des frais de location?
Avez-vous payé un loyer de plus de 600 $ à quelqu'un d'autre qu'un agent immobilier? Les loyers comprennent le loyer d’un bureau, de machines et d’équipements ainsi que de pâturages. Si les paiements de location comprennent une rémunération autre que celle des employés, telle que la location d’une pelle rétro avec l’opérateur pour effectuer une tâche, calculez au prorata le montant de la location de la machine et le dédommagement. Indiquez le loyer dans la case 1 et l'indemnisation dans la case 7 sur le même formulaire 1099-MISC.
Avez-vous effectué des paiements de redevances?
Vous devez déclarer les paiements de redevances de 10 $ ou plus sur un formulaire 1099-MISC, à l'exception des redevances de surface et des redevances de coupe «à la coupe», qui sont déclarées dans 1099-S. Les redevances comprennent les redevances sur l'essence, le pétrole et les minéraux, les redevances littéraires et les paiements pour l'utilisation d'un brevet, d'une marque ou d'un nom commercial.
Avez-vous attribué des prix à des non-employés?
Si vous attribuez des prix d'une «juste valeur marchande» d'au moins 600 $ à un non-employé, envoyez un 1099-MISC au gagnant. Par exemple, si votre entreprise a sponsorisé un tirage pour que vos clients puissent gagner une carte d'essence de 1 000 $, signalez le prix. Si, toutefois, le gagnant était un employé, incluez le prix sur son W-2.
Avez-vous effectué des paiements à un fournisseur de soins de santé?
Si vous avez payé plus de 600 USD à un fournisseur ou à un fournisseur de services médicaux pour des raisons commerciales, vous devrez peut-être émettre un certificat 1099-MISC. N'incluez pas les paiements que vous avez faits aux pharmacies pour l'achat de médicaments sur ordonnance. Vous n'avez pas besoin de déclarer les paiements que vous avez faits à des établissements de soins prolongés appartenant à l'État ou exonérés d'impôt, ou à des hôpitaux. Si vous avez effectué les paiements à une société ou à une société professionnelle, émettez le 1099 sous la dénomination sociale.
Avez-vous effectué des paiements pour frais juridiques?
Émettre un 1099-MISC si vous avez payé un avocat 600 $ ou plus au cours de l'année, y compris les honoraires. Ne pas inclure les paiements pour la représentation légale personnelle. Émettez le 1099, que le cabinet d’avocats soit une société ou non.
Avez-vous exploité un bateau de pêche?
Si les membres de l’équipage ne sont pas des employés mais contractent un pourcentage de la capture, attribuez-leur 1099 à chacun d’entre eux, quel que soit le montant du paiement. Indiquez le montant dans la case 7 pour tout paiement en espèces versé à un membre d’équipage pour des services supplémentaires, tels que la cuisine, si ces montants étaient d’au moins 100 dollars.
