La documentation des employés est importante pour plusieurs raisons. La documentation justifie les actions en faveur de l'emploi, du recrutement et de la sélection à la démission, à la retraite ou à la cessation d'emploi. La formation et le perfectionnement, ainsi que la rémunération et les avantages sociaux font également partie de la documentation des employés. Maintenir une documentation complète et précise soutient les objectifs de ressources humaines, tels que la planification de la relève et la promotion interne. La documentation des employés, lorsqu'elle est préparée avec soin, de manière confidentielle et conformément aux politiques de l'entreprise, constitue la colonne vertébrale d'un service des ressources humaines.
Recrutement et sélection
Même si votre processus de recrutement et de sélection commence par la soumission d'une candidature en ligne via un système de suivi des candidats, la documentation reste un élément important du processus de recrutement. Au minimum, le processus d'embauche comprend des dépistages téléphoniques préliminaires, des entretiens en face à face et des évaluations d'intervieweurs. La documentation est essentielle à ce processus - la prise de notes au cours d'entretiens personnels est pratiquement une nécessité pour aider à prendre une décision d'embauche judicieuse. De plus, si vous souhaitez transmettre les qualifications d'un candidat à un autre responsable du recrutement, il est utile de partager vos notes d'entretien. Les notes d'entretien contiennent vos évaluations et opinions personnelles. Par conséquent, à moins que les notes du processus de recrutement et d'entretien ne contiennent des résultats de test ou ne réaffirment certains faits sur l'ensemble des compétences du candidat, ce type de documentation ne fait généralement pas partie du dossier du personnel. Fait important, la documentation de l'employé confirme également l'admissibilité à l'emploi.
Formation et perfectionnement des employés
La documentation du rendement des employés est importante pour le maintien de la satisfaction au travail, de la productivité et de l'engagement. Votre système de gestion de la performance comprend un certain nombre de composants, tels que des descriptions de poste, une rétroaction informelle, une formation, des mesures disciplinaires et des évaluations de performance annuelles. Tous ces composants nécessitent une documentation pour que votre système de gestion des performances reste sur la bonne voie. Le manque de documentation est proche du manque de communication dans ce domaine. Les employés comptent sur les commentaires pour inspirer la motivation et élever le moral des employés. Sans documentation, les employés ne disposent pas des outils nécessaires pour répondre aux attentes de l'employeur.
Avantages et compensation
La documentation de l'employé est un élément essentiel de votre structure de rémunération et d'avantages. Sans ce type de documentation, il est impossible de suivre les salaires des employés, les augmentations au mérite, les primes de fin d'année et les déductions obligatoires et volontaires. La documentation conserve également le statut des avantages du personnel, tels que les options de soins de santé, les soins des personnes à charge et les comptes de dépenses flexibles. La division de la paie enregistre une grande partie de la documentation des employés dans cette zone; Toutefois, votre responsable de la confidentialité a un accès exclusif à tous les documents médicaux pour préserver la nature confidentielle des informations relatives aux employés.
Fin d'emploi
Lorsque le mandat d'un employé auprès de la société prend fin, la documentation est extrêmement importante. Peu importe la raison, vous devez préparer et classer les documents qui documentent cette action pour l'emploi. Si vous licenciez un employé, la documentation justifiera votre décision. Les congédiements d’employés liés à des performances médiocres, à des violations de politique générale ou à des fautes graves doivent être accompagnés de documents justificatifs. Si l'employé décide de déposer une plainte pour congédiement injustifié, la documentation peut protéger les actifs de votre entreprise si la plainte dégénère en litige. Si un employé prend sa retraite ou démissionne, une documentation est nécessaire pour continuer à bénéficier de prestations de santé et de revenus.
