Pour gérer une entreprise efficace, il est essentiel de garder une trace de la paperasse. Contrats Les propositions. Factures Factures. Licences Même au 21ème siècle, quand la plupart des tâches administratives étaient numériques, la gestion de fichiers était toujours nécessaire pour que vos opérations administratives se déroulent sans heurts. De nombreux principes de gestion des documents professionnels restent les mêmes, que votre système de classement numérique se trouve sur votre ordinateur portable ou dans le cloud.
Principes de gestion de fichiers
La loi fondamentale d'une bonne gestion de fichiers est que le système devrait vous faciliter la tâche pour trouver des documents. Si ce n'est pas le cas, il ne sert à rien.
Un bon système de classement de documents, qu'il soit basé sur une armoire en acier ou dans le cloud, devrait rendre le classement moins fastidieux et difficile. vous ne devriez pas avoir à passer plusieurs minutes à déterminer le fichier dans lequel le rapport sur les ventes de ce mois entrera. Il devrait également être facile de récupérer les informations souhaitées. Un bon classement ne dépend pas des personnes: si votre assistant administratif ou votre responsable informatique quitte son poste, son remplaçant devrait être en mesure de comprendre le système. Les catégories de fichiers doivent être claires et faciles à identifier. Le système devrait faciliter l'identification et la suppression des enregistrements inactifs.
La flexibilité est également importante, en particulier avec les logiciels. Un système de classement de documents qui verrouille votre entreprise sur un seul fournisseur ou sur une plate-forme informatique spécifique pourrait s'avérer être un problème par la suite.
Le système doit également être capable de gérer la croissance. Les fichiers s’accumulent inévitablement au fur et à mesure que votre entreprise se développe, ajoute de nouveaux clients et augmente son personnel. Un bon système peut gérer plus de stockage de données et de documents que prévu.
Avantages de la gestion de fichiers
Une bonne gestion des documents commerciaux peut générer des avantages concrets pour votre entreprise. Un classement et une récupération plus rapides font gagner du temps et rendent le personnel plus efficace et productif. Si un système réduit les fichiers erronés, cela peut économiser beaucoup de temps et de problèmes. Cela est particulièrement vrai si vous vous présentez devant un tribunal ou si vous vous soumettez à un audit: ne pas avoir les documents clés à portée de main peut conduire à un résultat malheureux.
Un système efficace et bien pensé réduit le nombre de fois que vous devez acheter un équipement de classement et la quantité d'espace dont vous avez besoin pour le stocker. Cela facilite également la formation du nouveau personnel à classer.
Copie numérique et papier
L'utilisation d'un système de gestion de fichiers numériques présente des avantages considérables. Le classement numérique permet de rechercher des documents par mots-clés, ce qui permet de fournir les documents dont vous avez besoin plus rapidement. Un bon système présente d’autres avantages:
- Il peut stocker une variété de types de documents, tels que des fichiers de traitement de texte, des courriels et des PDF.
- Cela restreint l'accès aux documents confidentiels.
- Il surveille qui lit quel document.
- Si quelqu'un apporte des modifications, vous pouvez les suivre. Si nécessaire, vous pouvez les annuler.
- Contrôler quand des documents plus anciens peuvent être supprimés.
- Il est facile d’accéder à des documents et de les modifier avec des téléphones portables et d’autres appareils mobiles.
Cependant, certains documents doivent rester sur papier, même si vous les numérisez et les numérisez. La réglementation exige souvent que vous conserviez des copies des licences et des permis commerciaux sur papier, pas seulement dans le cyberespace. Parmi les autres documents qui mériteraient d’être conservés sur papier, on peut citer les rapports annuels, les certificats «faisant affaire en tant que», les documents d’assurance et les billets à ordre. En fonction de votre domaine d'activité, vous devrez peut-être vous conformer à des réglementations spécifiques en matière de stockage de documents.
Les documents matériels risquent d'être détruits par un incendie, un tremblement de terre, un ouragan ou tout simplement un tuyau qui casse et inonde le bureau. Votre entreprise devrait prendre des mesures pour éviter cela:
- Rangez les documents dans des contenants propres, sécurisés, écologiquement stables et résistants au feu.
- Faites des copies de sauvegarde, sous forme numérique, microfiche ou photocopies.
- Trouvez un emplacement pour stocker les copies hors site, afin que, en cas d'incendie ou de catastrophe, elles ne subissent pas le même sort que les originaux.
- Votre emplacement de stockage de sauvegarde doit être celui auquel vous pouvez accéder après un sinistre. L'un des avantages du stockage en nuage réside dans le fait que vous pouvez accéder aux informations partout où Internet fonctionne toujours.
Indexer vos dossiers
Pour tirer le meilleur parti d'un système de classement, celui-ci doit être correctement indexé. Les catégories standard peuvent inclure les taxes, les contrats, la correspondance client, les poursuites, les comptes fournisseurs et les comptes clients, par exemple. Vos fichiers papier et numériques doivent suivre le même schéma d’indexation. Cela facilitera la formation des employés pour qu'ils sachent où trouver de la paperasse.
Règles de disposition des documents
Lorsque vous planifiez votre système de gestion de fichiers, vous devez vous conformer à un bon planning de conservation des documents ou aux instructions relatives à la durée de conservation des fichiers. Même avec un système de classement numérique, cela est important: si votre entreprise continue à se développer, une recherche de "contrat de matières premières" ou similaire peut éventuellement générer des dizaines de documents obsolètes.
Votre calendrier de conservation de documents doit prendre en compte les exigences légales et commerciales. Si vous avez des documents liés à votre relevé d’impôt, tels que des factures de carte de crédit indiquant des achats professionnels, l’IRS vous recommande de les conserver au moins trois ans après la soumission de la déclaration. C'est combien de temps l'IRS peut normalement regarder en arrière et vous auditer. Conservez vos relevés d'impôt sur l'emploi pendant quatre ans et accrochez-vous aux déclarations qui font état d'une créance irrécouvrable pendant sept ans.
Des règles différentes s'appliquent à différents enregistrements. Vous avez peut-être des fichiers liés à la conformité environnementale, aux dépôts de la Securities and Exchange Commission, aux règles de sécurité au travail fédérales et nationales et aux actions en justice pour discrimination. Chaque régulateur a ses propres exigences. Vous avez également besoin d'une politique pour les documents commerciaux simples. Par exemple, vous ne voulez pas effacer un contrat avant d'avoir terminé le travail que vous avez signé. Les documents liés à un litige en cours ne doivent pas être détruits, même si cela serait dans l’avantage de votre entreprise.
C'est à vous, ou à quiconque dirige votre programme, de savoir quels enregistrements doivent être conservés et pendant combien de temps. Quiconque s'occupe des dossiers doit connaître la politique de l'entreprise et former tous ses subordonnés. Les employés réguliers doivent aussi connaître certaines de ces choses. Si, par exemple, un employé envoie ou reçoit un courrier électronique qui doit être archivé, il lui faut une formation suffisante pour en reconnaître la nécessité.
Pour les documents physiques, le déchiquetage fournit le niveau ultime d'élimination sécurisée. Pour les fichiers numériques, vous avez besoin de procédures qui les suppriment au-delà de la récupération. Conservez un rapport répertoriant les enregistrements dont vous avez disposé et la date de leur destruction.
Sécurité et confidentialité
Les hacks massifs et les violations de données sont une réalité de la vie du 21ème siècle. Cela ne veut pas dire qu’elles sont triviales: une violation de données peut nuire à votre réputation, vous coûter de l’argent ou déclencher une vague de poursuites ou d’amendes. Même les fuites d'informations au sein de l'entreprise peuvent causer des problèmes. Par exemple, plusieurs lois fédérales exigent que les informations médicales des employés restent confidentielles. Si d’autres employés peuvent accéder à des dossiers confidentiels, vous risquez d’être dans un monde de souffrances juridiques.
Dans le cadre de la configuration de votre système de gestion de fichiers, vous devez mettre en œuvre une politique de sécurité et de confidentialité. La capacité des employés à voir les documents devrait être fonction du besoin de savoir. L'accès devrait être basé sur un système d'autorisation, plutôt que de simplement faire en sorte que les employés ne consultent pas de documents classifiés.
Il est courant de partager des documents en ligne lorsque plusieurs employés travaillent sur le même projet. Cela ouvre une autre fenêtre de vulnérabilité pour la divulgation d'informations confidentielles. Le chiffrement de fichiers ou l'utilisation d'un système de partage de fichiers tel que Dropbox peut aider à prévenir les fuites.
C’est une autre raison pour détruire ou supprimer d’anciens fichiers inutiles. Même si elles ne sont pas utiles à votre entreprise, elles peuvent détenir des informations confidentielles sur d'anciens employés ou clients qui n'apprécieraient pas qu'elles soient communiquées.
Quelles que soient les règles en vigueur, il est essentiel de former tous les employés non seulement à la manière de classer et de récupérer les données, mais également aux règles de confidentialité et au calendrier de conservation des enregistrements.
