Pour les nouveaux propriétaires d'entreprise, la gestion des fichiers de l'ordinateur est une tâche souvent repoussée, voire ignorée. Cependant, la plupart des entreprises utilisent, enregistrent, récupèrent et stockent de nombreuses données sous forme de fichiers informatiques. Si tel est le cas pour votre entreprise, vous aurez besoin d'une structure de fichier fonctionnelle, d'une approche de dénomination de fichier facile à comprendre, etc. Un processus puissant de création, de stockage, d'organisation et de sauvegarde vous aidera à faire évoluer votre entreprise à mesure qu'elle grandit.
Conseils
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La gestion des fichiers informatiques est un processus puissant de création, de stockage, d'organisation et de sauvegarde des informations de votre entreprise, qui vous aidera à faire évoluer votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance.
Pourquoi la gestion de fichiers est critique pour votre entreprise
Si vous lancez une nouvelle entreprise, tentez d’ignorer la gestion des fichiers. Vous n’avez probablement pas autant de fichiers informatiques pour commencer, et il existe sans aucun doute de nombreuses autres questions urgentes qui exigent votre attention.
Cependant, prendre le temps d'établir un système de gestion de fichiers intelligent dès le début rapporte des dividendes pour les années à venir. Un système de fichiers évolutif et organisé évoluera avec votre entreprise, vos fichiers seront sécurisés et bien ordonnés, même si leur nombre augmente de manière exponentielle.
Sinon, le report de la gestion des fichiers crée un système compliqué, impraticable, qui demande du temps et de l'efficacité. L'adoption d'un système approprié à ce stade sera extrêmement coûteuse et impliquera généralement des consultants coûteux et du matériel supplémentaire.
Un système de gestion de fichiers facile à comprendre, simple à utiliser et à étendre est un atout précieux pour l'entreprise.
Création d'une structure de fichier
La manière dont votre entreprise choisit d'organiser les fichiers informatiques aura une incidence sur les fonctions quotidiennes, la gestion de projet et les relations avec la clientèle pour les années à venir. Si vous ne parvenez pas à localiser et à récupérer rapidement le bon document, votre entreprise risque de perdre des clients ou sa réputation.
La meilleure façon d’organiser les fichiers varie d’une entreprise à l’autre. Réfléchissez d'abord à la manière dont votre entreprise créera et travaillera avec les documents avant de choisir une approche organisationnelle ou hiérarchique.
La structure interne du fichier peut être large et peu profonde ou étroite et profonde. La première approche crée de nombreux dossiers de niveau supérieur et moins de sous-dossiers. Cela peut entraîner le stockage de nombreux documents dans plusieurs dossiers. La deuxième approche imbrique plusieurs dossiers dans des dossiers parents. Des structures hybrides peuvent également être créées pour trouver un équilibre entre ces deux types de hiérarchies. La préférence personnelle et la nécessité d’affaires doivent dicter l’approche spécifique.
Avec l'essor des services de gestion de fichiers qui permettent de localiser plus facilement les fichiers grâce à la recherche, certaines personnes et certaines entreprises ont complètement abandonné les dossiers et transféré tous leurs documents dans un seul dossier principal. C'est déconseillé. Toute entreprise créera chaque année plus de documents que ce qui peut être facilement géré par une structure aussi plate. Il est important de créer une sorte de structure d’organisation des fichiers qui aide à classer vos fichiers, ce qui les rend plus faciles à localiser.
Quel que soit le système que vous choisissez de mettre en œuvre, il devrait être facile à utiliser, sécurisé et fiable. Pensez à ceux qui vont créer et travailler avec ces fichiers, puis déterminez comment mieux répondre à leurs besoins professionnels avec une structure de fichier.
L'accessibilité est un autre aspect clé de la facilité d'utilisation. Si vos principaux utilisateurs de documents doivent accéder à des documents sur des appareils mobiles, il est important de réfléchir à la manière dont ces documents seront répertoriés, consultés et utilisés avec ces appareils lorsque vous établissez une stratégie de gestion de fichiers. De plus, vous voudrez adopter une approche de gestion de fichiers qui garde les fichiers synchronisés sur tous les périphériques.
Enfin, incluez des plans de sauvegarde de fichiers dans votre système de gestion de fichiers. Idéalement, vous devez créer plusieurs copies de sauvegarde de vos fichiers. Ces sauvegardes doivent être stockées sur différents ordinateurs, dont au moins un ne se trouve pas sur votre lieu de travail. Assurez-vous de préciser qui effectue les sauvegardes, à quelle fréquence et avec quelle technologie dans le système de gestion de fichiers de votre ordinateur.
Trouver les fichiers informatiques dont vous avez besoin
Les conventions de dénomination et la structure des fichiers devraient permettre de localiser et de récupérer rapidement le bon document, le cas échéant. Les noms de fichiers contenant des séries aléatoires de caractères alphanumériques, voire des conventions telles que «DATE + NOM DU CLIENT» peuvent être source de confusion et entraver la récupération.
Les noms de fichiers doivent avoir un sens pour tous les utilisateurs et identifier facilement le type, le but et le contenu de base de chaque fichier.
En plus d'une convention de dénomination des fichiers cohérente, envisagez d'ajouter un système de gestion de fichiers. Il s'agit d'un type d'application informatique permettant de stocker et d'organiser des fichiers. Il peut offrir des fonctionnalités permettant de suivre le propriétaire et les utilisateurs suivants, la date de création et la dernière modification, ainsi que d’autres données pouvant vous aider à utiliser et à maintenir vos fichiers.
Les services de gestion de fichiers tels que Dropbox et Google Drive peuvent vous aider en fournissant une présentation et une interface plus conviviales pour la recherche. Au lieu de vous rappeler des structures de fichiers complexes ou des conventions de dénomination, vous pouvez simplement rechercher ce dont vous avez besoin.
Rédiger la politique de votre entreprise par écrit
Une fois la structure et les conventions de dénomination définies, créez un brouillon pour votre entreprise, détaillant toutes les spécifications permettant de travailler avec les fichiers informatiques que vous avez sélectionnés. Même si vous êtes votre seul employé, il se peut que ce ne soit pas toujours le cas. Un document officiel décrivant les stratégies de gestion des fichiers informatiques vous sera utile si vous développez et embauchez des employés à l'avenir. Cela aidera également votre entreprise à maintenir une approche cohérente de la gestion des fichiers et à assurer la sécurité de vos précieux fichiers.
