Comment rédiger un rapport factuel

Les rapports constituent la méthode la plus courante de diffusion d'informations dans le monde des affaires. Les rapports factuels analysent et décrivent une situation et incluent une grande quantité de données précises. Les rédacteurs de rapports qui réussissent savent que la rédaction du rapport n’est que la fin du processus. Ils planifient leur rapport, ils en déterminent le but et qui va le lire, et ils décident quoi mettre dans le rapport et comment l’organiser efficacement. Un rapport factuel bien rédigé et bien présenté est le résultat d'un processus soigneusement planifié.

Identifier le lecteur et définir les objectifs

Considérez la connaissance du lecteur

Considérez ce que le lecteur sait déjà. Les problèmes courants dans les rapports factuels surestiment et sous-estiment les connaissances du lecteur. Il est facile de submerger les gens avec du jargon ou de les ennuyer avec des informations simplistes. Essayez de savoir ce que votre lecteur sait déjà et communiquez au niveau de connaissance approprié.

Comprendre les intérêts de votre lecteur

Pensez à la position du lecteur. Le lecteur peut avoir des intérêts particuliers, aimer ou ne pas aimer. Comprenez ce que votre lecteur veut vraiment. Livrer un rapport qui fera appel à leurs attitudes ou il peut ne pas être lu. Déterminez si la personne qui lit le rapport le fera en vous basant sur des idées préconçues concernant le contenu.

Décidez quelles connaissances le lecteur a besoin

Décidez des connaissances factuelles dont le lecteur a besoin. Déterminez dans quelle mesure vous devez fournir des informations générales ou définir des termes techniques.

Considérez les faits souhaités

Regardez quels faits le lecteur veut apprendre. Pensez à la manière dont les données factuelles que vous présentez fourniront cela. Parfois, le processus peut montrer qu’un rapport n’est pas du tout nécessaire ou que l’objectif peut être mieux atteint d’une autre manière.

Matériaux, structure et style

Choisissez le matériau avec soin

Sélectionnez votre matériel avec soin. Restez simple et justifiez vos conclusions. Simplifier autant que possible. Jeter le matériel étranger et se concentrer sur l'essentiel. Justifiez vos conclusions avec des faits et indiquez où vous les avez trouvées. Construisez les faits dans un cas logique et cohérent, de sorte que votre lecteur puisse arriver aux mêmes conclusions.

Planifier la structure du rapport

Planifiez la structure du rapport. Les faits doivent constituer un ensemble de directives qui mènent le lecteur à votre conclusion. Commencez par diviser votre rapport en sections principales. Chaque sujet peut être subdivisé de cette façon. Ces subdivisions peuvent devenir les en-têtes de votre rapport.

Faites une liste sous chaque en-tête de tous les points que vous souhaitez aborder et notez les informations dont vous avez besoin pour les prendre en charge. Organisez les points dans une séquence logique qui répond à vos objectifs.

Appliquer un style approprié

Appliquez un style approprié. Bien que les rapports suivent des conventions strictes, il y a place pour un style personnel. Les rapports efficaces utilisent un processus de rédaction et de reformulation. Choisissez une terminologie familière à votre lecteur. Les termes techniques sont utiles pour les autres spécialistes mais peuvent prêter à confusion pour les autres.

Utiliser des techniques de présentation appropriées

Utiliser des techniques de présentation appropriées. Les rapports contiennent des tableaux, graphiques, diagrammes à barres ou autres diagrammes pour présenter les données.

Suivez les conventions de rédaction de rapport

Préparer une page de titre

Préparez une page de titre. Celui-ci contient normalement le titre, les sous-titres, la date, le nom de l'auteur et la position dans l'entreprise. Il indiquera également qui reçoit le rapport factuel. Il peut également porter un numéro de référence ou une autre forme de classification.

Écrire un résumé

Écrire un résumé. Cela est particulièrement nécessaire si le rapport est long. Cela donne aux gens occupés l'essentiel du rapport sans qu'ils aient à tout lire. Un résumé attrayant peut motiver les gens à lire le rapport en entier.

Inclure une page de contenu

Inclure une page de contenu. Cette page séparée répertorie les principales sections ou chapitres, sous-sections et annexes. Il donne également les numéros de page et devrait indiquer la relation entre les sections.

Écrire une introduction

Utilisez une introduction pour expliquer le but du rapport factuel. Cela donne des informations générales et explique pourquoi cela est nécessaire. L’introduction énonce l’objectif du rapport, les personnes pour lesquelles il a été écrit et sa portée.

Organiser le corps du rapport

Organiser le corps du rapport. Il contient vos faits et résultats détaillés, montre comment ils ont été obtenus et indique les déductions que vous avez faites. Livrez vos conclusions. Résumez les principaux points factuels de votre rapport et proposez-leur un verdict réfléchi.