Les entreprises rassemblent souvent des équipes pour accomplir une tâche ou un objectif spécifique. Le projet se déroule en plusieurs étapes et les progrès sont surveillés de manière continue. Les projets sont guidés à travers une série de phases, allant de la définition du projet à l’évaluation de son succès. La phase de définition ou d’initiation commence le processus, les membres de l’équipe étant identifiés et un chef de projet sélectionné. Au cours de la phase de planification, les objectifs sont définis et les responsabilités attribuées. La surveillance a lieu pendant la phase d'exécution, lorsque le travail du projet est accompli. La phase finale de l'évaluation intervient lorsque le projet est terminé et qu'une évaluation est menée pour voir si les objectifs ont été atteints.
Informations de surveillance
Au stade de l'exécution, lorsque les tâches effectives du projet sont en cours, il est essentiel de contrôler les informations afin de suivre ce qui est accompli. Le chef de projet peut faciliter le projet en communiquant avec les membres de l'équipe et les clients. Grâce à une surveillance pratique, le chef d'équipe peut s'assurer que chaque participant respecte le plan initial du projet et reste concentré sur des objectifs prédéterminés. Le chef de projet prend des notes minutieuses pour suivre tous les aspects du projet et résoudre les problèmes éventuels.
Suivi des progrès
Le gestionnaire de projet exécute le suivi de la gestion du temps afin de s'assurer que les délais sont respectés au fur et à mesure que le projet avance. Les feuilles de temps servent à surveiller le temps que chaque membre de l'équipe consacre aux tâches du projet. Le chef d'équipe peut identifier et résoudre tout problème de gestion du temps qui survient.
Suivi du budget
La gestion des coûts est exécutée par le chef de projet pour s'assurer que le projet respecte le budget ou pas du tout. Les coûts au sein du projet sont identifiés et les dépenses sont approuvées avant l'achat. Le chef de projet conserve un enregistrement centralisé de tous les coûts engendrés par le projet. Il peut ensuite déterminer si les dépenses sont correctement budgétisées et, dans le cas contraire, accorder une approbation spéciale aux dépenses nécessaires.
Surveillance de la qualité
Pour contrôler efficacement la qualité au fur et à mesure de l'avancement du projet, l'équipe et le chef de projet doivent définir des consignes de qualité avant la phase d'exécution. Une fois que le chef d'équipe sait comment mesurer la qualité, il peut prendre des mesures pour mesurer la qualité des résultats de l'équipe, identifier les problèmes de qualité et apporter les améliorations nécessaires.
