Une communication efficace joue un rôle important dans les affaires pour informer et influencer le comportement. Les canaux de communication font référence au support que vous utilisez pour envoyer un message, tel que le téléphone ou l'e-mail. Une communication efficace nécessite de choisir un canal de communication approprié pour envoyer votre message.
L'histoire
Selon l'Encyclopedia of Business (ed. 2), jusque dans les années 1960, la conviction était que l'efficacité de la communication reposait directement sur le choix du mot utilisé dans le message. Cependant, dans les années 1960, l'érudit Marshall McLuhan a suggéré que le moyen de communication influence également l'efficacité. Les théories de la communication de McLuhan, à l’instar de la théorie de l’expansion des canaux, ont appuyé sa suggestion révolutionnaire.
Les types
Les canaux de communication utilisés pour la communication professionnelle varient, mais peuvent inclure des sites Web, des lettres, des courriels, des conversations téléphoniques, des vidéoconférences et des réunions en face-à-face. Une communication efficace repose sur la sélection d'un canal de communication approprié pour votre message. Les facteurs à prendre en compte lors de la sélection d'un moyen de communication comprennent le besoin de retour d'informations et l'objectif de votre message. Par exemple, vous devez déterminer si la communication fait partie d'une routine régulière ou d'un besoin particulier.
Efficacité
L'efficacité des canaux de communication peut être évaluée en fonction de la richesse et des possibilités de retour d'informations. La richesse fait référence à la profondeur de votre message. Par exemple, l'Encyclopedia of Business nomme la communication en face à face comme le moyen de communication le plus riche. Les rencontres en face à face permettent à l'auditeur d'entendre votre message, de capter le ton de votre voix et de regarder vos expressions faciales afin de déterminer la signification de votre message. La communication en face à face permet également un retour instantané, contrairement aux supports de communication tels que les lettres et les courriers électroniques.
Considérations
Le courrier électronique fonctionne bien pour les communications professionnelles quotidiennes, car il est rapide et efficace. Cependant, le courrier électronique manque de richesse, avec peu d'indices de communication non verbale et aucune possibilité de rétroaction instantanée. L'Encyclopedia of Business recommande d'utiliser des lettres pour communiquer des messages spéciaux, tels qu'un travail qui consiste à embaucher ou à notifier un honneur à quelqu'un. Les vidéoconférences fonctionnent bien pour éviter les frais de déplacement coûteux, ainsi que pour répondre aux besoins immédiats, tels que les réunions d’urgence.
Attention
La sélection du mauvais canal de communication peut entraîner des obstacles à la communication, notamment une surcharge d'informations et un retour inadéquat. La surcharge d'informations survient lorsque vous recevez des informations plus rapidement que vous ne pouvez traiter. Par exemple, recevoir trop d’e-mails dilue la signification des messages. La dilution des messages peut entraîner la perte de ceux-ci. Le choix d’une méthode de communication offrant l’opportunité appropriée de faire des commentaires s’avère très important, comme Biz Ed, une ressource britannique d’études commerciales, note que la communication n’est pas complète tant que vous n’avez pas reçu de commentaires de vos auditeurs.
