Les employeurs ont beaucoup de marge de manœuvre pour préparer la paie de leurs employés, à condition que la méthode utilisée soit efficace et juste. De nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent de préparer eux-mêmes leurs états de paie pour économiser de l’argent et pour maintenir un meilleur contrôle et une meilleure surveillance. Lorsque vous préparez vous-même la paie, vous pouvez choisir de le faire entièrement à la main ou d’utiliser un tableur. Vous pouvez également choisir de calculer les heures et les minutes travaillées en arrondissant les minutes en quart d’heure ou en les convertissant en décimales. Vous pouvez également utiliser un logiciel de traitement de la paie pour économiser du temps et de l’énergie.
Arrondir les minutes exactes aux trimestres
Si vous réglez la paie complètement à la main, il peut être difficile de suivre et de calculer les heures et les minutes travaillées avec une précision totale. Au lieu de cela, vous trouverez peut-être plus facile d'arrondir les minutes exactes en quarts d'heure, ce qui correspond à la fraction d'heure la plus importante à laquelle vous pouvez légalement vous fier aux fins de la gestion de la paie.
La chose la plus importante à garder à l’esprit lorsque vous utilisez cette méthode est que, même si vous pouvez légalement arrondir les minutes à des quarts d’heure, vous ne pouvez pas simplement arrondir à la baisse ou vous enfreindrez la Fair Labor Standards Act. Au lieu de cela, le temps passé par les employés de une à sept minutes doit être arrondi, mais de huit à 14 minutes doit être arrondi au quart d’heure le plus proche.
Par exemple, si John travaillait de 8h46 à 17h28, repas compris, son chef pouvait arrondir ses heures à 20h45 jusqu'à 17h30. Cela signifie qu'il a travaillé huit heures et 45 minutes pour les besoins de la paie, au lieu des huit heures et 42 minutes exactes où il a travaillé. Ces huit heures et trois quarts d'heure seraient alors multipliés par son salaire horaire. Par conséquent, s'il gagnait 20 $ l'heure, il gagnerait 175 $.
Conversion de minutes en décimales
Si vous recherchez une méthode plus précise pour convertir les minutes en paie, vous pouvez utiliser une horloge de 24 heures, puis convertir les minutes en décimales plutôt que de les arrondir à un quart d'heure. La conversion des minutes en décimales pour la paie peut être effectuée automatiquement si vous utilisez une feuille de calcul en créant une formule divisant le nombre de minutes par 60. Si vous utilisez la paie à la main, vous pouvez vous référer à un calculateur de conversion de la paie ou peut simplement diviser les minutes par 60 manuellement. Utilisez cette méthode pour soustraire facilement le délai d'attente d'un employé à son délai d'attente.
Pour l'exemple ci-dessus, vous modifieriez la position de Jean de 8h46 à 17h28. heures à 8,77 et 17,47, respectivement. Soustrayez 8,77 à 17,47 et vous obtiendrez 8,7, que vous multiplieriez ensuite par son salaire, ce qui vous donnerait un total de 174 $.
Utilisation du logiciel de paie
Alors que la plupart des employeurs de petites entreprises calculent toujours la paie manuellement et s’appuieront sur ces deux méthodes pour calculer avec précision les minutes de la paie, un logiciel peut effectuer le travail à votre place. Ces programmes disposent d'un calculateur intégré de conversion des heures de paie et peuvent calculer automatiquement le salaire gagné par un employé en fonction du total de ses heures normales et de ses heures supplémentaires. Le logiciel peut également prendre en charge les taxes, saisies, W-2, bonus et autres problèmes complexes liés à la paie.
Alors que de nombreux employeurs préfèrent traiter la paie manuellement jusqu'à ce qu'ils engagent suffisamment d'employés pour justifier l'utilisation d'un logiciel de paie, ils n'en ont pas besoin. Il existe de nombreux programmes de paie gratuits et peu coûteux pour ceux qui sont préoccupés par le coût de la transition vers une option logicielle.
