Les commentaires sur le rendement d'un employé peuvent avoir lieu pendant l'évaluation annuelle du rendement ou peuvent être commentés lors de discussions informelles avec un employé. Les superviseurs qui évaluent les performances des employés doivent suivre certains protocoles et pratiques de l’entreprise lorsqu’ils informent les employés de leurs performances. Les commentaires sur le rendement au travail des employés doivent être formulés de manière rationnelle et bien documentée avec suffisamment de temps pour que les employés puissent donner leur avis.
Passez en revue le dossier personnel de l'employé. Si vous effectuez une évaluation annuelle du rendement et avez l’intention de formuler des commentaires au cours de la réunion d’évaluation, examinez la documentation disponible pour la période d’évaluation. Par exemple, les mémos concernant les mesures disciplinaires et correctives, les registres de présence, les journaux de travail, les éloges et les auto-évaluations des employés sont des informations que vous devriez consulter avant de rencontrer l'employé pour lui faire part de ses commentaires sur le rendement. Examinez le rendement au travail de l'employé dans sa totalité avant de construire des commentaires pour une période d'évaluation au cours d'une évaluation annuelle.
Prévoyez un moment pour rencontrer l'employé à propos de son rendement. Si la salariée ne s'attendait pas à une réunion avec vous pour discuter de sa performance, expliquez-lui exactement le sujet de la réunion et encouragez-la à apporter du matériel pertinent et des notes sur sa performance. Rappelez à la salariée que la réunion doit être une conversation - pas un compte-rendu unilatéral de sa performance sans la moindre contribution ou rétroaction de la part de la salariée.
Commencez la réunion sur une note positive en reconnaissant les contributions de l'employé, ses qualifications et la façon dont l'entreprise valorise ses compétences et ses qualifications. Fournissez des commentaires et sauvegardez vos commentaires avec de la documentation. S'en tenir à des faits et des observations personnelles de questions liées au travail. Évitez d'utiliser un ton accusateur lorsque vous fournissez des commentaires constructifs et ne vous fiez pas à des informations de seconde main, à moins que des documents écrits ne corroborent les observations des autres. Communiquer efficacement avec votre employé au cours de cette réunion est essentiel. Nolo, fournisseur d'informations juridiques à l'intention des employeurs, fournit des astuces pour donner une rétroaction aux employés dans sa feuille de conseils intitulée "Comment mener une évaluation des employés". Il est écrit: "Concentrez-vous sur la qualité (ou la médiocrité) du travail du travailleur, et non sur ses caractéristiques ou traits personnels."
Examinez des incidents spécifiques dans lesquels vous avez observé l'employé dans l'exercice de ses fonctions. Fournissez une rétroaction équilibrée - autrement dit, ne vous concentrez pas sur une rétroaction strictement constructive ou négative, même si telle était l'intention de votre conversation. Donnez des exemples de performance des employés qui répondent aux attentes de l'entreprise en matière de performance. Identifiez les domaines dans lesquels, selon vous, l’employé présente une excellente performance, et notez les domaines dans lesquels il pourrait améliorer sa performance.
Documentez votre conversation avec l'employé. Si la réunion est le point culminant d'une évaluation du rendement, fournissez à l'employée une copie du document d'évaluation et demandez-lui de le signer. S'il s'agit d'une réunion informelle au cours de laquelle vous fournissez des commentaires constructifs et des suggestions d'amélioration, engagez la salariée dans un dialogue sur la manière d'améliorer ses performances. Demandez quelle formation et quelles ressources elle doit améliorer, et indiquez quand vous allez faire un suivi avec elle pour lui fournir les outils dont elle a besoin. Si la réunion doit discuter de performances dépassant les attentes de la société, indiquez à la salariée que vous résumez vos commentaires et mettez une copie du résumé dans son dossier personnel, ainsi que dans un autre exemplaire.
