L'information est essentielle à la gestion de toute forme d'entreprise, qu'elle soit corporative, à but non lucratif, universitaire ou gouvernementale. Sans lui, les fonctions de gestion essentielles consistant à contrôler et à déployer les ressources de l'entreprise pour atteindre ses objectifs seraient précaires, voire impossibles. Plus l'organisation est grande, plus les informations requises sont essentielles et astreignantes. La collecte, le traitement et la diffusion d'informations à destination de la direction sont devenus une tâche organisationnelle cruciale. La gestion à différents niveaux dans une organisation remplit différentes fonctions, chacune nécessitant différents types d'informations. Les informations opérationnelles et analytiques sont deux de ces types distincts.
Les fonctions de gestion
Chaque entreprise a besoin d’une vision de ce qu’elle est, de ce qu’elle représente et de son avenir. La haute direction assume traditionnellement le pouvoir de prendre ce type de décisions et d'élaborer des plans organisationnels stratégiques à moyen et à long terme lui permettant de suivre le chemin souhaitable pour atteindre ses objectifs.
Parallèlement, l'organisation doit produire et fournir les biens et / ou services requis par sa clientèle sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, et gérer efficacement ce processus.
Besoins en information stratégique
Les informations nécessaires à la prise de décisions stratégiques impliquent des prévisions d’évolution des niveaux et des types de demande des services de l’organisation; le type et la disponibilité des ressources dont l'organisation aura besoin pour produire ses biens et / ou services, y compris la main-d'œuvre, les matières premières, le financement, les équipements et les locaux sur lesquels opérer; et des facteurs externes potentiels tels que les prévisions économiques et les environnements législatifs.
Informations opérationnelles requises
La gestion des fonctions organisationnelles quotidiennes nécessite des informations sur ce qui doit être fourni sur une base horaire, quotidienne, hebdomadaire et mensuelle; quelles ressources sont disponibles pour produire les produits livrables requis; ce qui est réellement produit; et ce qui peut réellement être livré, ainsi que des informations permettant de remédier aux déficits ou aux excédents non désirés.
Différence entre les rapports analytiques et opérationnels
Les rapports analytiques sont orientés vers le soutien des fonctions de planification et de planification de la haute direction. Les rapports opérationnels sont orientés vers le support des fonctions organisationnelles quotidiennes.
À cette fin, les rapports analytiques ont pour objectif de fournir des informations sur la vue d’ensemble de l’organisation et de son orientation, sous la forme de données historiques, de projections de tendances et d’informations résumées, mais non de données détaillées. Les rapports opérationnels visent à faciliter la prise de décision dans un environnement en rapide évolution, en donnant une image détaillée du présent et de l'avenir immédiat, de sorte que les actions individuelles puissent être gérées en temps réel ou quasi-réel.
