Tout comme il existe un certain protocole pour commencer et organiser une réunion, il existe un certain protocole pour mettre fin à une réunion. Qu'il s'agisse d'une réunion de formation, d'une réunion du conseil d'administration ou d'un autre événement, découvrez comment y mettre fin correctement et efficacement.
Même si vous avez inclus les étapes de la formation ou de la réunion dans un ordre du jour dactylographié qui a été distribué aux participants au début de l'événement, indiquez-leur verbalement que le dialogue est sur le point de se terminer.
Passez en revue l'objectif de l'événement et expliquez aux participants ce que vous espériez obtenir grâce à la réunion ou à la formation.
Examinez toute information recueillie avec les participants à la suite de la réunion ou de la formation, même à l'aide des notes de l'enregistreur ou de la secrétaire.
Donnez aux participants à la réunion ou à la formation l’occasion d’ajouter ou de corriger des informations, de répondre à leurs questions et d’expliquer comment ces informations seront utilisées. De cette façon, les employés ou les autres participants quitteront la formation ou un autre événement en se sentant en sécurité et à l'aise.
Si votre formation ou votre réunion incluait des informations privées qui ne devraient pas être partagées en dehors de la salle, indiquez leur nature confidentielle et demandez aux employés ou aux autres participants de ne pas parler de commentaires spécifiques ni d'informations privilégiées.
Vous voudrez peut-être demander aux participants de remplir une fiche d'évaluation ou de remplir une fiche de commentaire évaluant le contenu de la réunion ou de la formation. Certains facilitateurs le font pour les aider à découvrir leurs forces et leurs faiblesses et pour se perfectionner.
Remerciez les participants pour leur contribution, pour leur patience et pour avoir pris le temps de s’assurer qu’ils assistaient à la formation ou à un autre événement.
