Saisir une boîte remplie de reçus ou un grand livre et les utiliser pour déterminer les impôts que vous devez sur le revenu agricole est une corvée fastidieuse. De nos jours, les agriculteurs avisés utilisent des programmes informatisés pour suivre les dépenses et les achats de différents produits agricoles, tels que le bétail et la culture de céréales, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les frustrations tout en obtenant une meilleure vue d'ensemble de leur exploitation. Le logiciel de comptabilité vous aide à déterminer la position de votre exploitation agricole, ce qui contribue à rendre votre exploitation plus rentable à long terme.
Évaluation des fonctionnalités nécessaires
Le choix d'un programme de comptabilité commence par l'identification de ce dont vous avez besoin. Par exemple, si vous élevez du bétail et que vous cultivez du maïs, vous avez besoin d'un programme qui décompose votre exploitation agricole en zones distinctes de résultats. Si vous embauchez des ouvriers agricoles ou un gestionnaire agricole, votre programme de comptabilité doit inclure des fonctions de paie et des tables d’impôt. Vous pouvez également avoir besoin de fonctionnalités de suivi des stocks agricoles si vous souhaitez suivre la rentabilité et l’amortissement des tracteurs, des moissonneuses-batteuses et d’autres équipements agricoles. Si vous souhaitez utiliser le logiciel pour équilibrer vos comptes, vous avez besoin d'une fonction de comptabilité en partie double qui enregistre vos revenus et dépenses quotidiens, ainsi que des postes de débit et de crédit pour tout ce que vous saisissez.
Les bases
Un programme de comptabilité agricole solide génère au moins des états de flux de trésorerie et de revenus, ainsi qu'un bilan. Les informations fournies par l'utilisation de ces outils sur une période de trois ans vous aident à calculer combien il en coûte pour cultiver un acre de maïs ou élever une vache, ce qui est utile pour la planification à long terme et pour l'examen des revenus et des dépenses dans chaque catégorie. Vous devez également pouvoir ajouter des catégories de suivi personnalisées, appelées un plan comptable. Les catégories de suivi sont très utiles pour saisir et évaluer des données décomposées en différents types de dépenses. Par exemple, si vous élevez du bétail, vos catégories de suivi peuvent être divisées en coûts d'acquisition, aliments pour animaux, vétérinaire, frais de rassemblement et coûts de transport vers le marché.
Options du programme
Quicken et QuickBooks sont des programmes de comptabilité de base peu coûteux pour vous aider à démarrer avec des programmes informatisés. Vérifiez auprès de votre programme universitaire de vulgarisation agricole comment ajouter à ces programmes des catégories de tableaux de comptes liés à la ferme. Ou vous pouvez acheter un programme supplémentaire, tel que ManagePLUS, pour étendre les capacités du programme.Si vous souhaitez un logiciel développé spécifiquement pour les exploitations agricoles et fournissant des états de résultats solides liés à votre bilan, recherchez des programmes tels que Farmworks, FarmBiz et Red Wing. Les programmes destinés aux exploitations agricoles de petite à moyenne taille incluent Intacct et Netsuite.
Conseils utiles
Parlez à votre comptable pour connaître les informations dont il a besoin pour préparer vos impôts trimestriels et payer des impôts pour les ouvriers agricoles ou les travailleurs saisonniers. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez fournit ces informations. Lors de la configuration de votre plan comptable, récupérez des copies des dernières années de votre formulaire de taxe de l'annexe F et utilisez-les pour créer vos catégories de suivi. Discutez avec votre fournisseur de logiciels de la flexibilité d’un programme pour la croissance. Dès que vous commencerez à voir ce que ces programmes sont capables de faire, vous voudrez peut-être ajouter davantage de fonctionnalités qui contribueront à rendre votre exploitation encore plus étroite.
