La confiance est difficile à gagner et à maintenir dans les relations commerciales. Parfois, quelque chose d'aussi petit qu'un malentendu ou une impolitesse perçue dans la communication d'entreprise peut briser une relation de travail. En communication d'entreprise, les bonnes manières peuvent faire la différence entre un profit et une perte. Apprendre à être courtois et poli à tout moment peut vous faire économiser de l'énergie inutile au travail. Ne vous inquiétez pas du moment où vous avez peut-être manqué d'étiquette professionnelle et de courtoisie (voir référence 4).
Téléphone
Lorsque vous ne pouvez pas répondre à votre téléphone, assurez-vous que votre message enregistré est sincère et poli. C'est souvent dans le ton de la voix que l'on peut faire preuve de courtoisie. S'excuser de ne pas être disponible lorsque votre correspondant a besoin de vous parler est une preuve de courtoisie. Indiquer quand vous reviendrez est une autre courtoisie. Plus important encore, renvoyer rapidement un message est non seulement courtois, mais professionnel. Lorsque vous répondez au téléphone, souriez. Cela se verra dans votre voix. Écoutez complètement ce que votre interlocuteur a à dire avant de commencer à parler. Assurez-vous de demander la permission avant de mettre votre correspondant en attente et attendez que celui-ci lui dise que tout va bien. Ne raccrochez jamais sans dire au revoir ou prévenir que vous mettez fin à l'appel, même si l'appelant est impoli.
Les courriers électroniques vont un long chemin dans les communications d'affaires. Ils durent aussi longtemps. Ils peuvent devenir des enregistrements permanents de vos mots. Sachant cela, assurez-vous, lorsque vous préparez un courrier électronique, que vous le lisez à voix haute ou que vous le relisez pour vous assurer que non seulement votre message est bien compris, mais que vous le transmettez de manière courtoise. Commencez vos courriels avec une salutation professionnelle qui salue votre destinataire ou groupe de destinataires par son nom (voir références 3). Gardez à l'esprit que cet email n'est pas une note informelle entre amis. Utilisez des phrases complètes et une bonne grammaire. N'écrivez jamais un e-mail lorsque vous êtes en colère ou si vous êtes d'humeur à vous défouler, car il est peu probable qu'un e-mail envoyé dans ces conditions manque de la courtoisie qui pourrait rendre votre communication plus efficace (voir référence 2).
Des lettres
Il est souvent acceptable d’envoyer une lettre pour transmettre une communication commerciale. Comme pour un courrier électronique, veillez à ce que votre lettre soit corrigée pour l'orthographe et le format, et que votre grammaire soit vérifiée pour son exactitude. Dites merci quand et où nécessaire. Assurez-vous de fermer votre lettre avec une appréciation du temps que votre destinataire passera à lire votre communication.
Face à face
La forme de communication professionnelle la plus difficile est souvent livrée en face à face. Il est bon d’examiner devant un miroir ce que vous avez l’intention de dire. Cela vous donnera une bonne idée de la façon dont vos expressions faciales changent avec votre message. Lors de la visite d'un autre pays pour affaires, il n'est pas poli de forcer votre culture à ceux avec qui vous êtes là pour faire des affaires (voir références 1). Comprendre les différences culturelles peut vous aider à être courtois lorsque vous communiquez avec des pays de pays où la courtoisie face à face est affichée différemment de la façon dont vous êtes habitué.
Babillards
Les annonces affichées sur les tableaux d’affichage sont courantes dans de nombreux lieux de travail. Cette pratique peut parfois entraîner des démonstrations grossières ou grossières de communication. Lorsque vous êtes chargé de transmettre un message à tous en même temps, vous devez vous efforcer d'être courtois avec tous. L'utilisation d'argot ou de phrases peu communes peut choquer et nuire à votre intention. Assurez-vous que votre bulletin d’information ou votre bulletin d’information est rédigé en tenant compte des autres communications professionnelles.
