La plupart des hôtels organisent des audits de nuit ou des vérifications de l'équilibre de leurs livres d'invités.Ces vérifications sont effectuées afin d’assurer l’exactitude des comptes d’invités, de vérifier les transactions financières de la journée, de suivre le pourcentage d’occupation et les revenus des chambres, ainsi que de déterminer les invités qui se connecteront au lendemain. Les audits de nuit peuvent être effectués manuellement ou électroniquement, et la procédure générale comporte de nombreuses étapes.
Enregistrement complet des charges exceptionnelles
Les auditeurs de nuit sont tenus de s’assurer que toutes les transactions des invités du jour sont correctement facturées et enregistrées dans les comptes des invités. Ces frais doivent être affichés à la date exacte, faute de quoi une confusion et des divergences peuvent survenir lors du paiement. Des exemples de charges de ce type comprennent les frais de service de chambre, de téléphone ou d’Internet, de nettoyage à sec, de mini-bar ou de voiturier.
Réconcilier le statut des chambres et les tarifs
Après avoir examiné le rapport d'occupation du jour et les rapports de statut d'entretien, qui sont complétés chaque matin, le vérificateur de nuit doit rapprocher les divergences éventuelles entre les deux rapports pour connaître le statut d'occupation réel des chambres d'hôtel. Il compare ensuite les enregistrements d'enregistrement des invités avec le rapport de salle pour s'assurer que les tarifs appliqués ou indiqués correspondent. Par exemple, certains clients peuvent bénéficier d'un rabais sur une chambre d'entreprise lors de l'enregistrement, mais le système de réservation le mentionne comme tarif standard.
Vérifier les non-présentations
Lorsque les clients ont des réservations mais ne se font jamais enregistrer, ils sont considérés comme des non-présentations. L'auditeur de nuit doit vérifier ces informations dans le système de la réception pour s'assurer que les réservations en double sont supprimées, que les factures non-présentation sont facturées et que les chambres sont marquées comme disponibles. Il doit également noter dans le système que le client ne s'est pas présenté afin qu'il n'y ait aucun problème lorsque le no-show se voit facturer des frais.
Postes Tarifs et Taxes
Ce processus de vérification de nuit est généralement beaucoup plus facile avec un système automatisé. Le vérificateur de nuit affiche simplement, ou crée une charge, les tarifs réels par nuit et les taxes applicables dans toutes les chambres occupées. Après avoir confirmé les tarifs et les taxes, l’auditeur de nuit crée un rapport de taxe et de tarif de la chambre.
Génération de rapports
L’auditeur de nuit crée plusieurs rapports autres que le tarif de la chambre et le rapport fiscal. Ceux-ci incluent le rapport des opérations quotidiennes, les rapports des départements séparés et le rapport de solde élevé. Le rapport sur les activités quotidiennes consiste en un résumé de toutes les activités de la journée et comprend des détails tels que le chiffre d’affaires global, les opérations de caisse en ligne, les statistiques d’exploitation et les créances. Les rapports de département distincts incluent toutes les transactions d'autres départements de l'hôtel, telles que le restaurant ou le bar sur place, le service d'étage et d'autres zones de l'hôtel. Le rapport de solde élevé identifie simplement les invités qui sont sur le point d’atteindre la limite de crédit de leur compte.
Procédures finales
L'auditeur de nuit compare les paiements en espèces et les paiements, équilibre les registres, puis crée un bon de dépôt en espèces pour la banque. Elle sauvegarde ensuite le système informatique de l'hôtel pour s'assurer que toutes les informations sont sauvegardées. La procédure finale consiste à distribuer tous les rapports et toutes les informations aux parties appropriées, telles que le directeur général, le responsable de la réception et le responsable du service en chambre ou du restaurant.
