L'une des formes courantes de communication dans les affaires et dans les sciences est la rédaction de rapports. La rédaction de rapports commerciaux et techniques nécessite des compétences en rédaction et en organisation, des capacités de recherche et la capacité d'interpréter des données et de les présenter d'une manière que les experts peuvent comprendre, mais que le profane peut comprendre. Les rapports de gestion et les rapports techniques contiennent de nombreux éléments identiques. Par conséquent, la principale différence entre les rapports de gestion et les rapports techniques concerne généralement le sujet.
Déterminez votre public et comment vos informations commerciales et techniques seront diffusées. Que vous écriviez pour un groupe d'experts ou que vous partagiez votre expertise métier avec un groupe d'étudiants, connaître votre public vous aidera à créer un rapport informatif et bien reçu. Décidez si votre rapport est simplement une forme de communication écrite ou une présentation multimédia. Si vous utilisez une technologie qui profite à la présentation, intégrez certainement des tableaux, des diapositives, des vidéos ou d’autres moyens pour illustrer certains points de votre rapport.
Effectuer des recherches sur les types de rapports d'activités et de rapports techniques. Consultez des exemples de rapports et de modèles pour vous familiariser avec le type d'informations attendues dans votre propre communication d'entreprise.
Décrivez votre sujet et incluez des sujets secondaires pour vous aider dans le processus de recherche. Préparez un plan pour rester concentré sur chaque section et éviter les méandres, ce qui peut produire une présentation désorganisée. Les rapports d’activité ou techniques types incluent les sections suivantes: introduction; qualifications et fond du sujet; données de recherche; les conclusions; et considérations futures.
Rédigez la première partie de votre rapport technique ou d’activité. Commencez par décrire vos qualifications, vos intérêts et les raisons pour lesquelles vos informations sont précieuses. Expliquez comment votre public peut utiliser vos informations ou comment vos données doivent être interprétées. Vous ne dites pas à votre auditoire comment percevoir vos découvertes ou comment vous forger des opinions sur votre rapport. Au lieu de cela, votre rapport devrait commencer par le contexte de vos informations. Par exemple, si vous écrivez sur les tendances en milieu de travail concernant le télétravail, expliquez comment les entreprises peuvent utiliser vos résultats pour formuler des arrangements en matière de télétravail.
Assemblez les résultats de la recherche et les données. L'organisation de votre recherche est extrêmement importante car votre auditoire mettra en doute votre expertise si vous présentez des résultats peu fiables, dépassés ou invalides. Assurez-vous que vos données sont particulièrement pertinentes pour votre sujet et restructurez-les de manière compréhensible.À moins que votre public ne soit composé que d’experts ayant une connaissance approfondie du jargon technique et commercial, simplifiez vos recherches. Remplacez le jargon par des termes familiers pour le profane et résumez votre recherche de manière attrayante.
Préparez une discussion sur vos conclusions, y compris vos conclusions et les moyens suggérés d’intégrer votre rapport aux processus métier ou techniques. Sans être disjoints, articulez vos découvertes de manière innovante et créative. Les rapports commerciaux et techniques ont parfois la réputation d'être prudents et conservateurs. Vous pouvez inspirer une utilisation créative de votre rapport en affichant des données pouvant être utilisées par un public avant-gardiste.
Assemblez les sections de votre document dans un ordre logique. Rédigez une brève introduction après avoir complété chaque section. Il est souvent plus facile de rédiger une introduction une fois que vous avez la possibilité de réviser votre brouillon. Votre introduction doit être concise - le but de votre introduction est simplement de donner à votre auditoire un aperçu de votre sujet de rapport d’entreprise ou de rapport technique.
Donnez-vous le temps d'affiner et de modifier votre rapport. C'est une bonne idée de mettre le rapport de côté et d'y revenir un jour ou deux plus tard avec un regard neuf. Si possible, demandez à un collègue d’examiner votre projet. Intégrez toutes les suggestions qui, à votre avis, ajoutent à la crédibilité et à la convivialité de vos informations.
